O que é a gestão de estoques?

A gestão de estoque é o processo que compreende toda a dinâmica da empresa. Dessa forma, compreende desde a escolha do tipo de estoque e a forma de organizá-lo até o levantamento periódico do inventário. Sendo assim, um bom sistema de gerenciamento de estoques é vital para o funcionamento de qualquer empreendimento.

A falta de controle de estoque dificulta o conhecimento exato da produção e, portanto, o abastecimento de produtos. É necessário ter conhecimento e total controle para administrar suas vendas e revendas de modo correto, evitar atrasos nas suas entregas e um estoque com muitos produtos.

Veja os 5 problemas que podem ser evitados com a Gestão de Estoque.

Por que a gestão de estoques é tão importante?

• Atender às demandas de forma constante

A demanda por bens e serviços não será a mesma durante todo o ano, por isso é necessária uma análise de fluxo de vendas e um estoque bem planejado para que a empresa cumpra o atendimento integral da demanda.

• Dar continuidade às operações

Em uma empresa com ciclos de etapas produtivas, a execução e continuidade das operações dependem de uma gestão cautelosa dos estoques.

Por exemplo, em uma organização que fabrica cadeiras de madeira é fundamental a contínua reposição de um estoque de matérias-primas, como da madeira, para que as operações sigam sem contratempos.

• Conhecer os fornecedores

Com uma boa gestão de estoque é possível conhecer bem todos os seus fornecedores; a disponibilidade de seus produtos, a flexibilidade para entregas e o cumprimento de prazos.

• Economia nas compras

Um sistema de gerenciamento de estoques bem administrado permite que uma empresa possa adquirir mercadorias em larga escala com antecedência e assim negociar preços, armazenando-as para a temporada.

7 passos para um excelente controle de estoque

1. Realize um inventário

Liste todos os produtos estocados e suas quantidades em uma planilha organizada. Conforme as entradas e saídas acontecerem, revise os dados do fluxo e insira as datas de movimentação. Além disso, é importante criar códigos e descrições para todos os itens comercializados.

Quer saber como automatizar seu estoque? Confira o que é IoT e como ele pode ser aplicado para organizar seus suprimentos!

2. Crie padrões e regras para organizar o estoque

A qualidade do seu armazém deve seguir padrões e regras de organização e limpeza de acordo com seu tipo de mercadoria. O lugar de cada item precisa estar definido conforme os requisitos de temperatura, umidade, circulação de ar, entre outros. É muito importante que esses requisitos sejam atendidos para que não ocorram perdas de produto, modificações ou comprometimento na qualidade, tanto das matérias primas, como dos estoques intermediários ou finais. Esse controle pode ser realizado por exemplo por meio de sensores, como foi citado no nosso artigo “7 soluções de engenharia mecânica e mecatrônica que podem impulsionar seu negócio!”

Nessa etapa é preciso garantir espaço necessário para acesso, visualização e controle dos produtos armazenados. Estabeleça também as etapas da gestão, tarefas e seus responsáveis; da mesma forma que normas de conduta, como horários para movimentação de mercadorias e atualização constante do inventário.

3. Treine seus funcionários

   

A equipe deve estar ciente das normas e regras para padronizar a gestão de estoque e evitar erros na execução de atividades. É importante a verificação rotineira dessas atividades e o monitoramento do sistema utilizado. Dessa forma, o treinamento de funcionários pode ser realizado, por exemplo, com um bom mapeamento dos processos. É crucial, para isso, um bom entendimento das operações que ocorrem no estoque ou interferem nele de alguma maneira. Essa é uma peça fundamental para que os processo ocorram com excelência em qualquer empresa. Conheça como o mapeamento de processos foi importante para o sucesso do McDonald’s, por exemplo. O mapeamento de processos leva a uma gestão de conhecimento, conferindo ao funcionário as informações necessárias de como as tarefas e operações devem acontecer.

Confira Como treinar funcionários torna sua empresa tão produtiva quanto a Starbucks!

4. Desenhe os fluxos de entrada e saída das mercadorias

Construa um fluxograma de cada entrada e saída dos itens. Dessa maneira, você poderá enxergar com mais clareza seu fluxo de vendas e assim ajustar seus investimentos para a próxima compra. Ademais, é importante que o fluxograma abranja a maneira que as operações devem ser executadas para que os colaboradores padronizem suas ações.

5. Promova os produtos parados

As mercadorias sem movimentação devem ser alvo de uma estratégia específica para evitar que fiquem paradas. Ofereça descontos ou promoções para fazê-las sair do estoque. Com isso, é possível investir em itens mais valorizados e com mais vendas.

6. Defina datas para compras

Selecione fornecedores de confiança, negocie descontos, prazos de pagamento e programe seus pedidos. Além disso, analise os históricos de pedidos, verifique se alguma mercadoria sofre sazonalidade e quais produtos estão no estoque. Dessa maneira, você terá uma programação de pedidos personalizada para a situação atual da sua empresa. Isso faz com que sejam evitadas compras urgentes, por exemplo, que são prejudiciais às finanças da organização.

7. Controle com rigidez

A atualização do software de gestão e o acompanhamento constante do inventário se faz necessário para mensurar a quantidade de produtos estocados e o os custos de armazenamento de cada um deles. Além disso, a fiscalização do fluxo de venda de cada um previne erros e permite uma margem de segurança para a reposição das mercadorias.

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Texto Escrito por Clarissa Tararam de Laurentys, graduanda de Engenharia de Produção da EESC jr. Empresa Júnior de Arquitetura e Engenharia da USP São Carlos