Introdução sobre processos

Definição

Uma organização consiste numa união de diversos processos que são executados com determinada frequência, sob certas circunstâncias e sempre visando um objetivo final. Dessa forma, este objetivo final geralmente é o produto ou serviço que a empresa oferece. Logo, também podemos definir um processo como sendo o meio de atingirmos nossos objetivos, as ações que todos os colaboradores tomam no dia a dia de um empresa, o que o torna essencial dentro de uma corporação . O entendimento de processos é fundamental e é neste contexto que surge o mapeamento de processos.

Onde entra o mapeamento de processos ?

O mapeamento de processos é em resumo, um meio de definir e organizar como ocorrem as atividades numa empresa. Com o mapeamento, podemos identificar as entradas, saídas e ações necessárias para que determinada etapa do negócio ocorra. Sendo assim, essa noção é essencial para priorizarmos as ações a serem tomadas em determinado projeto, direcionando os esforços da organização como um todo e evitando problemas gerenciais que são responsáveis pela queda de produtividade de uma organização.

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Na prática, as atividades, tarefas e eventos que ocorrem em durante a confecção de um produto ou serviço são colocadas em um fluxograma, que segue uma linha lógica e temporal, evidenciando as etapas necessárias para atingirmos o objetivo desejado, assim como os setores envolvidos.

 

Quais as vantagens de se mapear um processo?

 

Identificação de pontos críticos e gargalos

Com os processo desenhados, fica muito mais fácil ver onde está o problema

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Eliminação de retrabalho

Com a definição de responsáveis e processos definidos, evitamos que mais de uma pessoa faça a mesma ação

Classificação das operações e responsabilidades

Com a organização das atividades, podemos colocá-las de acordo com a função e responsável que faça mais sentido

Acompanhamento de desempenho e evidências de processo

Com processos mais detalhados, a visão geral do negócio é facilitada, tornando mais claro e objetivo as metas que devem ser seguidas pelo time assim como seu acompanhamento.

Redução de custos

Com a eliminação do retrabalho e aumento da produtividade, os custos tendem a serem reduzidos.

 

O que devemos saber ao mapear processos?

• Objetivo.
• As entradas e saídas do seu processo.
• As atividades do processo.
• Quais são as possibilidades de automatização dentro do processo.
• Identificar as possibilidades de realocação de atividades dentro dos responsáveis.
• Quais são os jobs existentes?
• Quais os outros stakeholders do processo?
• Determinar os recursos financeiros, humanos e materiais utilizados no processo.
• Entender as principais dificuldades com o processo.
• Existem riscos do processo?

Mas como saber se o meu negócio necessita de um mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é indicado para todos os tipos de negócio. Existem ainda alguns casos clássicos de problemas graves que conseguem ser sanados com mapeamento de processos. Dentre eles destacam-se

Retrabalho

o mapeamento de processos é bastante útil nesses casos, frequentemente em empresas com muitos processos, ou processos complexos, mais de uma pessoa desempenha determinada atividade, tornando-a improdutiva. Processos bem desenhados com rotinas e responsabilidades definidas impedem que esse tipo de problema ocorra

Dificuldade de encontrar gargalos na produção

A desorganização dos processos torna impossível identificar os entraves do fluxo de atividades de uma empresas tornando assim mais difícil mapear as possíveis mudanças dentro de uma atividade.

Falta de foco do time

Com processos desorganizados, muitas vezes os colaboradores não sabem quais esforços e atividades são mais importantes dentro de um negócio. Isso, por sua vez, pode fazer com que se gaste muito tempo com tarefas de menor importância e menos relevantes para atingirmos o objetivo final.

Dificuldade de visão estratégica

Processos desorganizados dificultam uma visão geral de tudo o que ocorre em determinado negócio, fazendo com que os líderes e tomadores de decisão, não consigam traçar uma estratégia bem definida e fundamentada.

Atividades mal alocadas

Frequentemente atividades que não se relacionam são alocadas para determinado responsável, essa alocação inadequada tira a continuidade dos processos e prende os funcionários a processos que não deveriam empenhar. Por isso, um mapeamento nesse caso ajuda a criar um fluxo contínuo e inteligente de atividades 

Falta de automatização

Com os processo definidos e desenhados, conseguimos enxergar com mais facilidade quais os processos mais operacionais que existe possibilidade de automatização

A definição de processos esta diretamente ligada com a logística! De uma olhada nesse artigo que relaciona estas duas esferas importantíssimas dentro de seu negocio!

8 passos para o mapeamento de processos

1. Priorize os processos a serem mapeados

Começar a mapear um processo requer tempo e um time especializado, por isso, para que os resultados sejam atingidos com excelência, devemos começar mapeando os principais processos, evitando ampliar muito o horizonte neste primeiro momento. Para esta escolha, devemos levar em conta a frequência que ocorrem determinados processos, a relevância financeira e a quantidade de recursos demandados para determinada operação. Podemos utilizar o auxílio de ferramentas como matrizes de prioridade

2. Defina os objetivos de cada processo

Esta etapa é essencial para conseguirmos futuramente fazer as mudanças necessárias, adicionando ou retirando etapas de um processo. Para esta definição, o ideal é  que o time responsável pelo mapeamento de processos realize encontros periódicos com a gerencia da empresa.

3.  Defina os stakeholders

Uma etapa importantíssima é a definição de todos os envolvidos direta ou indiretamente no processo, ele são os stakeholders. Dessa maneira, eles serão influenciados por futuras mudanças no processo e portanto, suas expectativas em relação as entregas devem ser levadas em consideração. Além disso, nesta etapas são definidos os inputs e outputs dos processos.

4. Coleta de dados

Esta é a etapa mais importante dentro de um projeto de mapeamento de processos. Nela os responsáveis pelo mapeamento se reúnem com os donos das atividades e entendem todo o fluxo de atividades, assim como suas rotinas e processo que desempenham. Desse modo, existem algumas maneiras de coletar esses dados, variando de acordo com o time responsável pelo mapeamento e a disponibilidade do time

6. Desenho do fluxograma

Nesta etapa utiliza se um software e listamos algumas variáveis como tempo, responsáveis e atividades, assim como os setores responsáveis pelos processos. Como resultado, os fluxogramas ficam parecidos com a imagem abaixo

7. Validação com colaboradores

Após levantar todos os dados e mapeá los, ocorre uma validação com os responsáveis, a fim de validar todos os dados levantados

8. Implementação e ajustes finais

Nesta etapa colocamos em prática as mudanças estudadas, analisando como os processos performam.

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Texto Escrito por Mateus Schulz, graduando de Engenharia de Produção da EESC jr. Empresa Júnior de Arquitetura e Engenharia da USP São Carlos