A história de empresas que atingiram grandes conquistas mostra que a padronização interna é uma parte essencial para atingir o sucesso. Mas afinal, quais processos de fato devem ser padronizados em uma empresa? Nessa artigo, mostraremos o que é essencial para adequar a sua forma de trabalho evitando desperdícios e aumentando os resultados pela padronização.

A padronização em uma empresa representa a ação de organizar e uniformizar os processos, produtos, serviços e atividades. A partir dela, é criada uma linha lógica que engloba todos os processos e estabelecido um padrão de condutas e ações que devem ser seguidas por todos os colaboradores.

Vale ressaltar que, diferentemente do que muitos pensam, a padronização não restringe a criatividade dos funcionários. Pelo contrário, os colaboradores devem ser livres e até mesmo incentivados para fazer sugestões e comentários sobre as tarefas realizadas.

Benefícios da padronização

A partir da padronização, sua empresa pode utilizar os recursos disponíveis da melhor forma possível. Isso porque é possível identificar de forma mais clara e fácil onde os recursos estão sendo aplicados e maneiras de otimizar essa utilização. Uma decorrência direta dessa otimização é a redução de desperdícios e por consequência a redução de custos.

A padronização também permite que os funcionários da empresa tenham uma visão geral dos processos que ocorrem. É como se eles entendessem que são peças fundamentais para o quebra-cabeça que forma a empresa. Assim, eles podem contribuir ao máximo para a sugestão de mudanças, otimização e aumento do potencial produtivo.

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Além disso, é perceptível que a empresa fica mais estável quando existe padronização nos seus processos. A definição de parâmetros a serem seguidos faz com que seus funcionários ajam da mesma forma, independente da tarefa a ser realizada.

A Toyota é um exemplo de empresa na qual parte de seu sucesso e grandiosidade se deve a padronização de processos. O Sistema Toyota de Produção, ou Lean Manufacturing, possui alguns princípios que só são possíveis quando se estabelece um “manual” do que deve ser feito em cada processo. Dentre eles estão: entrega de produtos sem defeitos como objetivo final, definição de padrões com a participação direta dos operários, alta produtividade e valorização da qualidade dos produtos e serviços.

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Afinal, como saber se sua empresa não está aproveitando desses benefícios que a padronização pode oferecer? A seguir temos alguns exemplos de situações que muitas vezes são vivenciadas dentro das empresas e poderiam ser resolvidas pela padronização dos processos.

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Sinais que você precisa de padronização na sua empresa

A execução de tarefas e o produto/serviço final tem variações.

Uma das coisas que os clientes mais prezam hoje em dia é pela qualidade do produto que adquirem. Aliado a isso está a expectativa de que o produto, não importa onde ou quando ele seja comprado, continue com as mesmas características e atributos.

Por exemplo, se você for a uma loja da rede McDonald´s em qualquer cidade do mundo seu pedido será realizado da mesma maneira. Essa padronização de processos faz com que sua refeição tenha sempre as mesmas características, estando de acordo com suas expectativas.

Se os funcionários da sua empresa não possuem de forma clara e explícita qual são suas funções, responsabilidades, prazos e as etapas inerentes a cada processo, os processos começam a variar. Essa falta de padronização terá consequências negativas no produto final, uma vez que ele não será sempre o mesmo.

Dificuldade de treinar os funcionários

Em qualquer empresa é importante que os funcionários, tanto os antigos quanto os novos, sejam capacitados para realizar as tarefas de suas áreas. A dificuldade de transmitir informações, ou seja, treinar os colaboradores, demonstra que falta uma sequência lógica dentro das tarefas realizadas.

Mais ainda, fica claro que os funcionários não têm um “manual” que explicite o “o que” e “como” deve ser feito cada processo. As tarefas, então, são realizadas pelos funcionários da maneira que os convém e não da maneira ótima. 

Nessas situações, o treinamento para funcionários fica extremamente difícil e custoso. Assim, a padronização de processos é essencial para que as informações transitem nas diversas áreas da sua empresa da melhor forma possível.

 Falhas nos produtos e serviços

Atualmente, a ideia de que tempo é dinheiro se mostra cada vez mais verdadeira. O aumento da competitividade faz com que a margem para erros e retrabalhos seja cada vez menor.

A entrega de um produto ou serviço para um cliente que não está de acordo com a expectativa dele e as especificações propostas pode pôr em xeque toda a credibilidade de uma marca. Isso se intensifica com a existência de diversas mídias sociais, nas quais feedbacks e reclamações podem ser disseminados em uma velocidade surpreendente.

Além disso, não há nada mais desgastante em uma empresa do que realizar tarefas várias e várias vezes por conta de falhas. Os funcionários ficam desmotivados por não conseguirem ver que seu trabalho está tendo os efeitos desejados.

Assim, um ciclo vicioso de retrabalho, despadronização e funcionários desmotivados é criado. Então, os potenciais da empresa não são totalmente explorados, juntamente com uma queda significativa de produtividade ao passar do tempo.

Como aplicar a padronização na minha empresa?      

Se o seu negócio possui um desses sinais listados acima ou alguns outros como: custos excessivos, funcionários sem o conhecimento de todo o processo produtivo, baixa produtividade e tecnologias que não são usadas com seu potencial máximo, a padronização pode resolver seus problemas.

AGENDE UM DIAGNÓSTICO

O ponto de partida, e um dos mais cruciais, para que sua empresa desfrute de todos os benefícios da padronização é o conhecimento dos processos que existem através do mapeamento de processos.

No mapeamento de processos os fluxos de trabalho são estudados, ou seja, a origem dos recursos (informações, materiais, equipamentos e ferramentas, por exemplo) e os resultados. Fica claro também o responsável por cada etapa, os tempos envolvidos, tarefas que devem ser priorizadas e as desnecessárias, as quais podem ser eliminadas.

Saiba mais sobre o Mapeamento de Processos e sua importância

A partir disso, os métodos de trabalho são definidos, ou seja, a padronização está de fato estruturada. Por fim, os funcionários podem ser treinados a fim de executarem as tarefas de acordo com a estrutura definida que trará os melhores resultados para o negócio.

Texto escrito por Isabela Contato consultora da área de Otimização de Produção da EESC jr. – Empresa júnior de Engenharia e Arquitetura da USP de São Carlos