Durante a criação de um projeto é essencial  sempre visar uma melhora na produtividade, visando melhorias no projeto, além de um maior rendimento. Com isso, o que muitos fazem é aumentar a própria carga horária de maneira significativa, a fim de trabalhar mais horas diárias, visando o término do projeto. Entretanto, a busca por excelência, quando feita de maneira errada, pode gerar um efeito contrário. Esse efeito pode ser sentido por muitos como um cansaço em excesso devido a carga horária, fazendo com que o andamento do projeto fique deturpado. Dessa forma, é necessário ressaltar a diferença entre trabalhar muito e ser produtivo, sendo que o aumento do primeiro não necessariamente desencadeia em uma maior produtividade. Nesse texto vamos abordar algumas dicas para você aumentar sua produtividade e sair na frente da concorrência

Assim, para aumentar sua produtividade em um projeto, seja ele qual for, é necessário uma otimização do tempo que se está empenhando nele. Com isso em mente, aqui estão algumas dicas de otimização de tempo para que sejam aplicados em seus futuros projetos:

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1. Organize  suas tarefas:

Ao planejar suas atividades é possível ter uma melhor organização quanto ao que vai ser feito durante um período de tempo. Uma alternativa é agrupar todas as atividades de um mesmo local, para que sejam realizadas em sequência, criando um fluxo de pensamento condizente com relação à elas. Assim, você evita a desorganização e agiliza o processo, aumentado sua produtividade.

Ao fazer isso, também, é importante colocar um nível de urgência de cada tarefa e uma ordem de prioridade, realizando aquelas mais importantes, ou que demandam mais tempos, primeiro. Com isso

2. Deixar um tempo a mais para possíveis erros:

Quando realizar um projeto é normal aparecerem erros e imprevistos ao longo do caminho e, com eles, uma enorme demanda de tempo para que sejam resolvidos. Portanto, durante a confecção do planejamento do projeto é sempre bom dedicar uma parte do tempo aos possíveis imprevistos que podem surgir ao longo do caminho. Caso isso aconteça, é possível resolver sem impactar significativamente no andamento do projeto. 

3. Realize metas diárias:

Colocar metas em um projeto é um passo crucial para sua realização, pois auxilia na organização do tempo gasto em cada tarefa e faz com que a organização do mesmo se torne mais eficiente e fluida, pois ao estabelecer metas é colocado um prazo para cada ação que será realizada deixando o processo e cada passo do mesmo mais claro.

Ao colocar metas diárias e de longo prazo é possível mostrar resultados concretos de como está sendo sua produtividade quanto ao projeto, além de demonstrar a que passo o projeto está de sua conclusão.

Além disso, essas metas são importantes pois sempre nos motivam ao serem realizadas, dando sempre um ânimo a mais ao projeto, visando aumentar sua produtividade.

4. Pausas durante o trabalho:

Durante o trabalho é crucial evitar sobrecarga, conhecer os próprios limites se torna essencial para que isso não aconteça. Assim, é sempre importante realizar descansos frequentes durante a realização de tarefas.

Uma dica de como organizar os períodos de trabalho e conciliar com os períodos de descanso é a técnica do Pomodoro, em que consiste em períodos de 25 minutos de trabalho focado com 5 minutos de descanso e, ao final de 4 períodos (2 horas), ter um descanso maior de meia hora. Além disso, é necessário ressaltar que, durante a realização de uma atividade, essa seja feita sem interrupções e com foco máximo apenas nela, evitando distrações ou outras atividades que possam ser feitas mais tarde, a não ser que seja um imprevisto ou uma atividade de urgência.

Com essa técnica é possível conciliar períodos de descanso e de produtividade de maneira a não se sobrecarregar demais e ainda realizar descansos 

5. Coloque suas tarefas em ordem de prioridade: 

Algumas tarefas demandarão mais tempo para serem realizadas mais na frente, então é melhor fazê-las mais cedo para evitar uma sobrecarga futura. Dessa forma, uma maneira de melhor organizar suas tarefas é colocar sobre elas uma prioridade e um período de conclusão para a mesma. Um método para melhorar a organização quanto a isso é a técnica do GTD (Getting things done) do consultor David Allen no livro “Produtividade Pessoal”, como demonstrado a seguir:

1) Primeiramente, é importante listar todas as tarefas a serem realizadas durante um período de tempo, organizando-se para não se perder quanto ao que deve ser feito, e o período estipulado para a realização dessas.

2) Após isso, é necessário categorizar cada ação segundo as seguintes categorias:

• Fazer já
• Projeto (tarefa complexa)
• Compromisso (tarefa com data)
• Aguardando (tarefa que pode ser delegada)
• Próximas ações (tarefa que pode ser feita assim que possível)
• Algum dia (tarefa que não pode ser feita agora)
• Deletar  (tarefa absurda e que não pode ser feita)

3) Organizar as tarefas mais importantes e, por fim, as que sobraram devem ser colocadas na seguinte ordem: Próximas tarefas, Aguardando, Algum dia, Projeto.

4) Nesse passo as tarefas devem ser executadas de acordo com a ordem estipulada anteriormente.

5) Por fim, é necessário revisar tudo o que foi feito e reclassificar todas as atividades até agora, além das possíveis novas que surgiram durante o período.

Com essa técnica, é possível organizar melhor suas atividades, listando-as com relação à prioridade de cada para quando forem realizadas e aumentar sua produtividade.

Na EESCjr. trabalhamos com diversos serviços voltados à aumento de produtividade das empresas. Quer saber mais sobre nossos serviços e como podemos ajuda-lo nessa jornada?

Texto escrito por Otavio Uneda Trevisoli , Consultor do Núcleo de Engenharia de Mecânica e Mecatrônica da EESC jr. – Empresa júnior de Engenharia e Arquitetura da USP de São Carlos.