A importância do Mapeamento de Processos

O mapeamento de processos fornece uma visão abrangente não somente do processo, mas também das suas relações com outros elementos, tais como atores, eventos, tempos e resultados. Ou seja, mapear um processo passo a passo é entender como ele funciona e verificar se seus objetivos são cumpridos dentro do prazo determinado.

Essa prática pode ser utilizada como uma verdadeira fotografia do estado atual do processo para que se possa entendê-lo por completo, identificar gargalos e possibilidades de melhorias. Ou mesmo como um mapa do processo ideal que deve ser seguido pela(s) área(s) em questão. 

Dessa forma, sua confecção beneficia empresas novas que querem estabelecer o modo de execução de suas atividades ou empresas experientes que estejam buscando pela otimização/padronização de processos antigos ou criação de novos processos.

Neste contexto, podemos definir 6 passos para executar o mapeamento de processos com todo cuidado e precisão, trazendo os melhores resultados.

Saiba mais sobre o que é o Mapeamento de Processos e a sua importância.

6 passos para realizar um bom Mapeamento de Processos

Identificar os objetivos, as entradas e saídas do processo:

Cada processo deve apresentar um objetivo específico que, ao ser levado em conta no conjunto das atividades da organização, colabora para atingir seus objetivos finais.  

As entradas ou “inputs” são os elementos que serão modificados no decorrer de cada processo e as saídas ou “outputs” são as entregas que ocorrem ao final desse processo. Ambas podem ser de várias naturezas, como peças, gráficos ou dados; e assim agregar valor ao longo da cadeia produtiva até culminar no produto ou serviço final da empresa.

6 Passos para Mapear com Excelência os Processos de Sua Empresa. Saiba mais sobre as vantagens do mapeamento de processos.

Neste momento, é preciso entender qual o papel deste processo na cadeia produtiva:

• Qual o motivo dele existir?
• O que é necessário para que ele seja bem sucedido?
• Qual o resultado do processo?
• Quais riscos estão envolvidos?
• Quais são as normas e regulamentações associadas a ele? 

Identificar os componentes e os fornecedores do processo

Para transformar as entradas em saídas são necessários diversos tipos de recursos, chamados de componentes do processo, podendo ser materiais, energia, maquinário, recursos humanos, metodologias, tecnologias e muitos outros.

Dessa forma, também serão necessários fornecedores internos e/ou externos à empresa, que abastecem a organização com insumos, serviços e matérias primas essenciais para as entradas e/ou para os componentes do processo.

Identificar os responsáveis por cada etapa do processo e o seu tempo ideal 

Depois de estabelecidos os objetivos, entradas, saídas, componentes e fornecedores do processo é fundamental entende-lo com um conjunto de etapas. Assim como a empresa pode ser vista como um conjunto de processos, cada um desses processos deve ser visto como um conjunto de atividades encadeadas.

Dessa maneira é necessário identificar as pessoas ou áreas da organização que serão responsáveis por cada atividade, os métodos de trabalho aplicados e reconhecer o tempo ideal para que elas sejam bem sucedidas.

Construir o fluxograma

É muito importante que todas as informações colhidas até este momento sejam documentadas e analisadas por todos os envolvidos. Após possuir bons insumos é hora de construir o fluxograma.

Nessa etapa tenha em mente a ideia de agrupar as informações e construir um sistema lógico e sequenciado, capaz de demonstrar todas as etapas do processo. É de fundamental importância que o seu fluxograma seja fiel a como os processos são desenvolvidos, pois agora ele será usado para identificar erros e oportunidades.

Identificar erros e oportunidades

Durante a avaliação do fluxograma é possível enxergar o que está prejudicando e o que está impulsionando o andamento de todo o processo. Com o mapa em mãos é possível uma análise precisa a respeito da realidade da sua empresa.  

Inconformidades, atrasos e gargalos devem ser apontados assim como atividades críticas e que agregam maior valor.  Também se deve dar grande atenção às atividades em que se entra em contato direto com o cliente para garantir que ele tenha a melhor experiência possível.

Uma vez encontrada uma falha, medidas de superação podem ser adotadas, por exemplo: imagine que está com atraso nas entregas, com o mapa você conseguirá saber onde e em que momento está seu erro, para assim supera-lo.

Além disso, é possível encontrar o diferencial competitivo do seu negócio e investir nele para que os pontos positivos de seu processo possam ser ainda melhores.

Redesenhar os processos

Agora que identificou onde estão seus possíveis diferenciais e erros, e já pensou em como superá-los, é preciso redesenhar seus processos. É hora de atualizar sua produção para o melhor e assim padronizar todas as melhorias.

Crie um novo desenho e nele mostre como serão executados os processos a partir da remodelagem, elencando quais os benefícios provocados pelas mudanças. 

Conclusão

O mapeamento de processos tem papel fundamental dentro de uma empresa, pois com ele é possível enxergar os pontos fortes, fracos e oportunidades de melhoria da gestão interna e da produção da sua empresa, criando uma visão mais sistêmica e estratégica.

Dessa forma, é possível identificar erros ou desperdícios e otimizar os processos da produção por meio de uma padronização das atividades. Depois de implementar as melhorias no processo é preciso garantir que tudo o que foi planejado seja realmente executado com disciplina por todos. Sendo assim, o desenvolvimento dessa ferramenta é vital para se destacar na constante evolução do mercado. 

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