A maioria das empresas, sejam elas comerciais ou industriais, devem realizar frequentemente o controle de seu estoque. O estoque é representado por qualquer quantidade de material que é armazenado para ser utilizado no futuro. Dependendo da atividade empresarial ele pode variar: em indústrias ele é composto por matéria-prima, materiais auxiliares e produtos acabados, no comércio há estoque de mercadorias para revenda e no ramo dos serviços ele é representado pelos materiais necessários para realização das atividades.

Independente do seu negócio, o seu estoque tem um valor expressivo e é um ponto crítico para um bom desempenho, por isso requer atenções especiais. Atitudes pequenas como a emissão de nota fiscal, visualização, contabilização e checagem de produtos causam uma melhora significativa na otimização e organização de sua empresa.

O principal objetivo desse sistema de controle é auxiliar desde pequenas empresas até as maiores a ter informações sobre a quantidade disponível de seus produtos trazendo uma melhora significativa na economia, parte administrativa e produtividade do seu empreendimento.

A falta de um controle de estoque pode ocasionar em diversos problemas como o desperdício de mercadorias, tempo além disso pode gerar problemas com capital e funcionários.

Entenda um pouco mais sobre controle de estoque aqui

O controle de estoque, quando realizado corretamente, fornece informações cruciais para o resto da empresa auxiliando na tomada de decisões. A partir dele é possível saber também qual a quantidade mínima de produtos em estoque para que a empresa continue suas atividades sem interrupções.

Para as organizações que armazenam matérias primas o controle de estoques impede a falta de materiais para a produção, garantindo uma produtividade sempre constante e elevada. Já para as empresas comerciais, o estoque representa a quantidade de produtos disponíveis para venda, então nesse caso o monitoramento é importante para medir o desempenho do seu negócio.

Em resumo, o controle de estoque é capaz de aumentar a eficiência da sua organização, diminuir os custos operacionais e, como consequência, aumentar seus lucros.

Veja por que a gestão de estoques é tão importante 

A automatização da gestão de estoque na atualidade é crucial para um empreendimento de sucesso. O uso da tecnologia facilita na composição de planilhas de controle, velocidade de execução, permite o acompanhamento em tempo real impactando diretamente a eficiência e qualidade dos procedimentos.

Nos tempos atuais, as tecnologias facilitam o desempenho do papel dos empresários em vários aspectos, incluindo o controle e gerenciamento dos estoques. A adoção de mecanismos inovadores que sigam as tendências de modernização da sociedade aumenta o desempenho dos negócios e faz com que ele fique à frente dos seus concorrentes.

Vale lembrar que a tecnologia pode ser implementada no controle de estoque para qualquer empresa ou negócio, seja ele de grande, médio ou pequeno porte. Adaptações são feitas para que o seu uso solucione os principais problemas da organização e agilize os processos.

Diante tudo isso, conheça como a tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão do seu estoque:

Benefícios que tecnologia pode trazer para o controle do seu estoque

• Aumenta a produtividade

Uma das atividades mais importantes quando se trata de estoque é o inventário de itens, ou seja, uma descrição detalhada de quais matérias-primas ou produtos, acabados ou em processamento, estão fisicamente presentes na empresa ou negócio. Assim, é conhecida quais produtos podem ou não ser comercializados.

Apesar de ser uma das atividades mais importantes para o controle e gerenciamento do estoque, normalmente é muito trabalhosa e demorada, visto que é feita sem a ajuda da tecnologia. Dessa forma, os funcionários devem fazer o inventário presencialmente e anotar de forma manual cada componente presente no estoque. Muitas vezes os comércios fecham suas portas e as indústrias param sua produção quando desejam fazer essa contabilização do estoque.

A automatização, portanto, permite uma redução do tempo gasto pelos funcionários nessa atividade. Assim, a empresa pode diminuir a quantidade de pessoas responsáveis pelo estoque, bem como a alocação delas em outras tarefas importantes para a empresa, como por exemplo na área de produção. A produtividade da organização pode ter um crescimento considerável.

• Redução de erros

Quando os dados relacionados ao estoque, como por exemplo a entrada ou saída de produtos, é feita manualmente a chance de ocorrer algum erro é alta. Isso porque os funcionários de qualquer empresa ou negócio estão sujeitos a erros humanos, dentre eles a inserção de informações em algum local incorreto ou até mesmo a escrita em uma grafia que pode não ser compreendida por outros.

Esses erros, muitas vezes considerados como mínimos, na realidade resultam na imprecisão da veracidade das informações que o seu estoque fornece para a produção.  A tecnologia garante essa precisão de dados e reduz de forma expressiva a chance desses erros serem observados.

• Diminui os desperdícios

Frequentemente as empresas tem que se desfazer dos seus estoques resultando em desperdícios e perdas monetárias. No setor alimentício isso pode acontecer devido ao vencimento dos produtos. Já nos setores de produtos para casa e vestimentas, as mudanças na moda forçam os comerciantes a abrir mão de alguns produtos que estavam armazenados.

A tecnologia pode então ajudar na diminuição desses desperdícios de recursos e monetários. Primeiramente porque no controle das entradas e saídas de produtos pode ser adicionada a data de validade deles, evitando a perda de alimentos. Uma alternativa é a organização dos produtos de tal forma que os que estão a mais tempo armazenados sejam vendidos ou utilizados primeiro.

Além disso, os dados e informações necessários para realizar um orçamento da quantidade de produtos a ser comprados são mais acessíveis e padronizados. O controle de estoque juntamente com a tecnologia fornece um histórico de movimentações, facilitando a decisão de compra e também evita q mercadorias fiquem paradas e acarretem em perdas.

Como utilizar a tecnologia em seu controle de estoque

O código de barras é um recurso tecnológico que facilita de forma considerável o gerenciamento e controle de estoque. Ele ajuda a padronizar a identificação de produtos, garantindo um gerenciamento mais eficiente. A utilização dele dispensa a realização da contagem de produtos de forma manual, no qual se registra item por item juntamente com suas descrições. Dessa forma o tempo gasto com essa atividade diminui consideravelmente.

 

Outra opção é a utilização de aplicativos, nos quais é possível realizar o cadastro dos produtos e, através do leitor de código de barras do próprio aparelho celular, obter as informações necessárias e desejadas, como por exemplo quantidades e período armazenado. A coleta desses dados ao longo prazo gera bases confiáveis para que uma previsão de demanda seja feita.

Os aplicativos têm também a vantagem de permitir um controle em tempo real não somente do estoque, mas também de toda a cadeia produtiva, ou seja, setor financeiro, administrativo e até a comercialização do produto. Dessa forma, seu negócio tem um estoque melhor gerenciado e integrado com os outros setores existentes.

Conclusão

Para garantir o sucesso de seu empreendimento é essencial que exista um sistema de controle de seu estoque. Diferentes áreas de atuação no mercado necessitam disso, independentemente de serem empresas de pequeno, médio ou grande porte para garantir a sua produtividade e  evitar problemas ligados ao desperdício. Portanto, o controle de estoque ajuda o sistema de gestão e fluxo de caixa de sua empresa sendo assim é um método que traz apenas benefícios para o seu negócio otimizando seus investimentos por meio informações sobre a entrada e saída de produtos, classificando cada item e mostrando outros dados importantes através de uma curva abc.

 

Quer melhorar seu controle de estoque?

A EESC jr. pode te ajudar! O Núcleo de Engenharia de Produção e o Núcleo da Tecnologia podem oferecer uma solução personalizada para o estoque do seu negócio, independente do tamanho ou ramo que ele seja. Entre em contato conosco e agende um diagnóstico gratuitamente.

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Texto Escrito por Isabela Contatto, consultora de Engenharia de Produção da EESC jr. Empresa Júnior de Arquitetura e Engenharia da USP São Carlos