Como otimizar processos?

O principal pilar da otimização dos processos está em fazer a sua empresa crescer em aumentar os custos com produtividade elevada. Assim, através de soluções administrativas e no espaço físico, é possível reduzir custos e aproveitar melhor o tempo disponível dos colaboradores. Ao auditar os processos recorrentes, visando encontrar gargalos de produção, erros ou desperdício de tempo e dinheiro são encontrados.

Dessa forma, a aplicação de otimizações nos processos pode alavancar a produção e a produtividade da sua empresa, atacando vários pontos com soluções diferentes. Neste post, trazemos 5 dicas para otimizar seus processos e lucrar mais!

1.  Mapeamento dos processos

O mapeamento de processos descreve todos os fluxos de trabalho que ocorrem dentro de uma empresa e o pleno conhecimento destes permite otimizar melhor tempo e recursos. Assim, através de um fluxograma, todas as atividades e tomadas de decisão ficam evidentes para os colaboradores, permitindo melhor execução nas diversas etapas da produção ou prestação de serviço. 

As fases principais do mapeamento são:

• Definição dos processos que serão otimizados
• Criação do fluxograma dos processos
• Validação dos fluxogramas criados
• Modelagem e aplicação do monitoramento de tarefas

Por meio da análise simples dos fluxogramas dos mapeamentos, o consultor insere todas as atividades realizadas, os tempos de ocorrência, responsáveis pela tarefa e outros parâmetros que certamente tornarão sua empresa um exemplo de produtividade. 

Portanto, as principais melhorias do mapeamento de processos são: 

• A redução do retrabalho
• Melhor aproveitamento dos recursos
• Compreensão dos processos
• Desenvolvimento na comunicação dos diferentes postos de trabalho
• Padronização de atividades

2. Gestão de estoques: mais produtividade!

A principal função da gestão de estoques é garantir a quantidade mínima de produtos armazenados para bom funcionamento de vendas e serviços. Certamente, para uma gestão de estoques eficaz é necessário um inventário realista do armazém atual e conhecimento das faltas e excessos de acordo com os balanços de entrada e saída de insumos.

Portanto, através de softwares como o Excel, é possível ter uma visão geral de toda a situação posterior. Assim, pode-se predizer melhor as próximas compras, vendas e negociações com fornecedores e clientes indiretos. Além disso, serão evitados problemas como excesso de estocagem, prejuízos com compras e melhor utilização do espaço físico dos estoques.

Com a gestão de estoque, temos as seguintes vantagens para a produtividade:

• Prevenção de prejuízos
• Otimização do espaço físico do estoque
• Melhor planejamento de vendas
• Redução de custos

3. Alinhamento de produtividade com funcionários

Os colaboradores de uma empresa podem ser um grande diferencial entre o fracasso e um estabelecimento de sucesso. Assim, conhecer bem os funcionários desde a contratação até alocação nos postos de trabalhos mais adequados certamente aumentará a produtividade dos processos desenvolvidos. Mas como fazer isso?

Portanto, uma boa maneira é alinhando as expectativas deles à cultura da empresa. Certamente, a importância disso está no reconhecimento do propósito da organização bem como suas metas a atingir, mercado a conquistar e o mais importante: como isso influencia na colaboração diária do funcionário e quais os retornos sociais e financeiros que ele terá. 

Assim, os principais benefícios de um bom alinhamento com os funcionários são:

• Sinergia no ambiente de trabalho
• Mais produtividade
• Melhor identificação do colaborador com a empresa
• Protagonismo dos funcionários

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5 aplicativos que podem aumentar a produtividade da sua empresa!

4. Produção enxuta

A produção enxuta tem relação direta com eliminação máxima de desperdícios e uso mínimo de insumos e tempos para fabricação ou prestação de serviços. Igualmente relacionada com Lean Manufacturing e o Sistema Toyota de Produção, entrega ao consumidor final tem planejamento e controle previamente bem definido através de espaços para flexibilidade e abertura a novas formas de otimização. 

Primeiramente focada na eliminação de desperdícios, a Produção Enxuta ataca os principais desperdícios da produção: espera, transporte, movimentação, defeito, super processamento, superprodução e excesso de estoque.
Dessa forma, conforme a extensividade, que envolve muitas análises e mudanças no processo de trabalho, o melhor é dispor de um serviço de consultoria, que pode assessorar essa tarefa, analisando melhor os impactos e reduzindo os riscos de afetar a qualidade oferecida aos clientes.

Por que minha empresa deveria aderir a este sistema?

• Reduz o custo de fabricação
• Produção flexível
• Baixos níveis de estoque
• Eliminação de perdas e desperdícios

5. Layout adequado e a produtividade da sua empresa 

Analogamente, com um bom layout e iluminação, o ambiente de trabalho pode melhorar a sensação de acolhimento e a sinergia entre os colaboradores. Porém, a decisão do layout adequado vai muito além da disposição de móveis e máquinas. Então, com avaliação das tarefas a serem realizadas, o arquiteto e consultores podem escolher a melhor alternativa para facilitar a circulação de pessoas e mercadorias, a comunicação e interação entre funcionários. 

Além disso, um bom layout evita a retenção de talentos. Dessa forma, fatores sociais são mais decisivos no desempenho dos funcionários e com isso, fatores como clima organizacional são decisivos para alavancar o desempenho da equipe. Afinal, a organização ótima do posto de trabalho evita contaminações, congestionamentos na circulação interna e mal entendidos no processo de comunicação. 

Então, quais as vantagens da otimização de layout da sua empresa?

• Redução de material utilizado em processo, menos desperdício
• Menor congestionamento nos postos de trabalhos
• Menor perda de tempo com o manuseio de materiais

Conseguiu ter uma visão geral de benefícios, os passos necessários e as dificuldades que processos desorganizados trazem?

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Texto escrito por Mylane Damaceno, Consultora do Núcleo de Engenharia de Produção da EESC jr. – Empresa Júnior de Arquitetura e Engenharia da USP São Carlos