O que é mapeamento de processos

O mapeamento de processos é uma técnica utilizada por empresas de todos os ramos que permite melhorar o entendimento e o controle sobre o negócio, por meio da visualização dos fluxos de operações que reproduzem os processos com regularidade e clareza. Esse exercício de documentação e entendimento dos fluxos de atividades da empresa além de servir como uma ferramenta de planejamento e suporte à gestão da empresa, pode ser a base para a utilização de diversas outras metodologias.

O mapeamento das atividades permite a produção de mapas, também conhecidos por fluxogramas de processos que mostram o que e quem está envolvido em um processo, suas entradas, processamento e saída, as áreas pelas quais estes passam, os documentos, sistemas e ferramentas que fazem parte dos mesmos.

O estudo desses mapas revela áreas e etapas em que um determinado processo deve ser melhorado objetivando a maximização dos resultados, o que traduz o propósito do mapeamento de processos que é de maneira geral melhorar a eficiência das empresas. Aprimoramento, otimização e potencialização dos resultados são frutos dessa técnica.

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Benefícios do mapeamento de processos

Aumentar a compreensão e o controle sobre os processos da empresa

Os mapas tornam as atividades visíveis e permitem aos gestores compreender os processos de forma destrinchada. Dessa forma, procura-se entender como cada área e responsável se encontram dentro de cada esfera da empresa, como financeiro ou recursos humanos, por exemplo.

Apesar da importância de entender os processos básicos duma organização, a sobrecarga com questões estratégicas pode impossibilitar a gestão assertiva das atividades do nível operacional.  Sndo assim, o mapeamento de processos pode ser uma alternativa muito útil nesse cenário, no qual se encontram grande parte das organizações.

Analisar formas de melhorar um processo

A partir da visualização e entendimento dos mapas é possível identificar pontos que demandam mudanças e melhorias. Essa necessidade pode derivar de diversos fatores como desperdício de matéria prima, de tempo, retrabalho ou sobrecargas.

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Os mapas de processos podem auxiliar e melhorar a utilização de outras metodologias e a implementação de projetos

Muitos outros projetos podem ser facilitados ou até mesmo depender de um mapeamento de processos. Nem sempre é necessário mapear a empresa inteira, muitas vezes o mapeamento de algumas áreas ou pessoas chave contempla as necessidades de um projeto.

Projetos de reestruturação e expansão do negócio, por exemplo, dependem fortemente de um mapeamento de processos para que sejam efetivos e assertivos. A visualização dos fluxos atuais permite a estruturação de um fluxo futuro embasado na estrutura e dinâmica real da empresa.

Melhorar a comunicação entre indivíduos e áreas envolvidos em um mesmo processo

Identificar os pontos de contato entre áreas, os inputs e outputs de cada uma delas ao longo do processo permite aprimorar a comunicação nesses pontos que são cruciais para o bom andamento do processo.

 Case de Sucesso

A UFABC jr. já realizou diversos projetos de mapeamentos de processos para empresas dos mais diversos segmentos, como restaurantes, importadoras e distribuidoras. Por conta disso, será apontado um que se destacou pelos seus resultados, a fim de exemplificar os benefícios descritos no artigo.

O projeto foi realizado em uma distribuidora de produtos químicos da Grande São Paulo, que atende à demandas de produtos nacionais e importados com um alto volume de pedidos. Ele se iniciou com uma conversa com um dos gestores da empresa, a fim de que a equipe pudesse ter um panorama geral do funcionamento da empresa, organograma, divisão de áreas e responsáveis.

Na segunda etapa foram realizadas as entrevista para mapeamento das atividades. A entrevista traz a perspectiva do colaborador para o próprio cargo, suas responsabilidades dentro da área e de forma mais ampla, seu papel dentro do quadro estratégico da empresa.

A partir das entrevistas foi elaborada a planilha do FTE  (full-time equivalent), ferramenta pela qual é calculada a eficiência de trabalho de cada colaborador, mensurando o grau de envolvimento com a empresa, por meio das horas que os colaboradores dedicam de fato às suas atividades em relação à sua carga horária.

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O cálculo do FTE foi um dos resultados do projeto, e trouxe para a empresa a garantia do melhoramento da gestão organizacional e da gestão de qualidade dos processos, pela possibilidade de identificação de gaps, sobrecargas e oportunidades de otimização de processos. O cálculo do FTE a partir do mapeamento exemplifica o benefício de utilização de outras ferramentas a partir desta.

Além disso, uma outra necessidade da empresa era tornar factível a implementação de um novo sistema de ERP, Sistema Integrado de Gestão Empresarial, e para isso a etapa de identificação e documentação dos processos da empresa é essencial.

A implementação de um ERP envolve todas ou quase todas as áreas da empresa, podendo gerar mudanças radicais na rotina da mesma, nas responsabilidades de alguns colaboradores e até levar a reorganização de algumas áreas. Nesse contexto, os mapas e documentos organizam e padronizam os processos tornando viável acelerar e melhorar o processo de adequação das rotinas da empresa às ferramentas do sistema, garantindo um funcionamento mais fluido, um período reduzido de adaptação e a preservação de processos fundamentais ao andamento e à cadeia de valor da empresa.

O mapeamento também possibilitou aos gestores enxergar a ineficiência crítica que caracterizava algumas áreas e que até então não havia sido percebida. Pela análise das atividades e processos mapeados e o auxílio dos números trazidos pelo FTE, foi possível identificar esses pontos de produtividade abaixo do esperado. A partir disso, tomaram-se as medidas cabíveis pensando em otimização de recursos e maximização de resultados.

Conclusão

Vemos, portanto, que o projeto de mapeamento de processos é capaz de solucionar diversas questões no ambiente empresarial. Por isso, pode ser um grande aliado para a gestão do negócio, trazendo respostas e facilidades para a resolução de cases direta e indiretamente.

Você enxerga em sua empresa a necessidade de alguma das melhorias geradas pelo mapeamento de processos? Entre em contato com UFABC jr, somos uma Empresa Júnior de Consultoria em Gestão Empresarial. Acreditamos em um Brasil mais empreendedor. Por isso, buscamos transformar e impactar positivamente a realidade de empresas através de soluções personalizadas.

Além disso, a EESC jr. também conta com pessoas qualificadas para ajudar você a resolver o problema da sua empresa. Temos experiência com mapeamento de processos e outras soluções em engenharia de produção. Se você gostou e se interessou pelo assunto, agende uma conversa rápida e sem compromisso com nossos consultores para saber mais sobre o assunto.

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