Costuma se deparar com problemas na produtividade em sua empresa? Os processos ocorrem de forma despadronizada? Sente que algumas informações sobre a produção não estão sendo passadas de maneira correta entre os funcionários? A solução para esse tipo de situação pode ser um mapeamento de processos.

Para uma empresa que busca atingir todo o seu potencial, é essencial que a resposta para todas as perguntas acima seja “não”. Afinal, elas estão diretamente relacionadas ao lucro e ao desenvolvimento do negócio.

Assim, nesse artigo, abordaremos algumas definições, seu objetivo, as vantagens obtidas ao utilizá-lo e alguns passos que podem ser seguidos para incrementá-lo em sua empresa.

O que é um processo

Antes de falarmos sobre o mapeamento de processos em si, vamos entender o que são processos.

Podemos dizer que um processo é uma sequência de ações que transformam uma entrada (input) em uma saída (output), fazendo com que seja agregado valor.

Assim, pensemos na compra de produtos realizada por uma empresa. Nela, podemos notar que são necessárias uma série de ações para transformar os recursos (input) em uma compra de fato (output). Em linhas gerais essas ações são:

1. Solicitar a compra
2. Avaliar a compra
3. Emitir ordem de compra
4. Receber mercadoria
5. Informar o recebimento da mercadoria

O que é um mapeamento de processos

Agora que sabemos o que é um processo, podemos definir mapeamento de processos.

Um mapeamento de processos é uma ferramenta que permite representar todas as etapas que ocorrem em um determinado processo através de uma sequência lógica de passos.

Para isso, é necessário que se identifique o fluxo de atividades desse processo para que seja possível esboçá-lo de forma prática e visual. Afinal, um mapeamento pode ser entendido também como uma forma de comunicação entre os funcionários da empresa.

Objetivos de um mapeamento de processos

Tendo em vista que o mapa de processos se trata de uma ferramenta que visa representar intuitivamente o que acontece, na prática, dentro de uma empresa, podemos dizer que seu principal objetivo está ligado à otimização da produção.

Com ele é possível compreender o processo e seus elementos e, a partir disso, identificar possíveis gargalos e propor melhorias. Assim, garante-se maior eficiência nas atividades desempenhadas por uma organização.

Além disso, podemos citar alguns outros objetivos do mapeamento de processos, tais como:

• Padronização da produção;
• Documentação dos processos;
• Auxílio na alocação correta de recursos.

Benefícios de um mapeamento de processos

1) Permite conhecer mais sobre o fluxo de trabalho

Com uma representação clara dos processos como um todo, é possível entender mais a fundo as atividades que realmente acontecem dentro da empresa.

Além dessas atividades em si, o mapeamento de processos também possibilita identificar os responsáveis por cada uma delas e as interações existentes.

2) Identificação de gargalos

A partir do momento em que se entende as formas como os processos ocorrem, a análise deles fica muito mais fácil.

Dessa forma, a identificação de gargalos (etapas que não agregam o valor desejado ao processo ou não se justificam) torna-se uma tarefa menos desafiadora.

3) Otimização dos processos

Com os gargalos definidos, podem ser propostas ações de melhoria e otimização dos processos que irão impactar positivamente o funcionamento da empresa.

Essas melhorias incluem diversos pontos, como:

• Garantia de maior competitividade;
• Redução dos tempos para se executar um processo;
• Corte de atividades improdutivas;
• Diminuição de retrabalho e desperdícios.

Portanto, através da otimização dos processos, a empresa pode direcionar os recursos disponíveis de forma mais assertiva, aumentar sua produtividade e reduzir custos.

4) Padronização da produção

Sabemos que, muitas vezes, as informações que são passadas de pessoa para pessoa podem sofrer alterações de acordo com o entendimento de cada uma delas. Dessa forma, tarefas iguais podem acabar sendo realizadas de forma diferente por dois indivíduos por terem vivências e conhecimentos distintos, o que nem sempre é positivo para uma empresa

A partir da esquematização dos processos que acontece pelo mapeamento, é possível definir um padrão de execução de cada atividade dentro de uma organização, uma vez que os funcionários poderão ter acesso a ela.

5) Controle da produção

Durante qualquer produção é essencial que sejam coletados alguns indicadores que informem aos responsáveis se ela está atingindo os resultados esperados a fim de permitir que os ajustes necessários sejam feitos rapidamente.

O mapeamento ajuda a compreender onde os dados devem ser coletados e quais indicadores devem ser obtidos durante a execução do processo em questão.

6) Gestão do conhecimento

A documentação das atividades realizadas para a execução de determinado processo proporcionada pelo mapeamento faz com que as informações referentes à produção não fiquem somente com uma pessoa.

Assim, reduz-se risco de interpretações distintas alterarem a forma de funcionamento de alguns procedimentos, já que eles ocorrem independentemente do indivíduo envolvido.

Além disso, pelo fato de as informações estarem dispostas de maneira clara e visual em um mapeamento, até quem não está familiarizado com algumas atividades consegue entender facilmente quando, como e por quem elas devem ser realizadas.

Dessa forma, ocorre o auxílio com a gestão do conhecimento para novos funcionários e aqueles que se encontram em um processo de mudança de cargo.

7) Automatização dos processos

Os meios tecnológicos podem realizar trabalhos repetitivos com muito mais eficiência que os seres humanos, possibilitando uma redução de custos e uma maior rapidez durante a execução das atividades.

Desse modo, o mapeamento de processos permite identificar atividades repetitivas do detalhamento desses processos, visando facilitar a análise da necessidade de possíveis automatizações na produção.

Qual a diferença entre um diagrama de processos, um mapa de processos e um modelo de processos

Apesar de diagrama, mapa e modelo de processos serem três termos usados, muitas vezes, para se referir à mesma coisa, deve-se ressaltar que existe uma diferença entre eles que está ligada ao detalhamento proposto por cada um.

Diagrama de processos

O diagrama busca representar as principais atividades existentes em um fluxo, de forma que algumas com menor importância são omitidas. Ou seja, ele é útil quando se deseja proporcionar um entendimento rápido e superficial sobre o processo, com baixo nível de detalhamento.

Mapa de processos

Se pensarmos em uma linha contendo o nível de detalhamento, o mapa se encontra entre o diagrama e o modelo. Nesse sentido, ele não é tão superficial quanto o diagrama e nem tão detalhado quanto o modelo de processos.

Vale ressaltar, também, que os mapas de processos são esquematizações mais detalhadas que os diagramas em função de um realce dado aos responsáveis por cada atividade, às regras, aos eventos e aos resultados.

Modelo de processos

Em uma comparação com os outros dois, o modelo de processos é aquele que proporciona um maior nível de detalhamento. Assim, considerando que ele é mais completo que os demais, exige o conhecimento de um maior número de dados para que ele seja desenvolvido, tais como: o fluxo de informações, os recursos, instalações e finanças ligadas ao processo.

Como fazer um mapeamento de processos na sua empresa em poucos passos

Podemos dividir o procedimento para se realizar um mapeamento de processos eficiente e vantajoso para uma empresa em alguns passos, que são:

1) Identificação dos macroprocessos

Um macroprocesso é um conjunto de processos que possuem determinada finalidade para a empresa.

Assim, o primeiro passo para a construção de um mapeamento é coletar algumas informações sobre cada uma das etapas envolvidas nos processos através de entrevistas e conversas com os funcionários ligados a elas ou da análise de documentos já existentes, visando identificar os macroprocessos existentes.

2) Identificação dos processos de cada área

Identificar os macroprocessos é essencial, mas, após esse apontamento inicial, deve-se buscar entendê-los mais a fundo. Ou seja, o segundo passo para a elaboração de um mapeamento consiste na identificação dos processos existentes e de alguns pontos principais relacionados a eles.

Esses pontos podem ser obtidos através da matriz SIPOC, que nos orienta, através de cada letra da sigla (em inglês), a olhar para alguns fatores importantes envolvidos em um processo, tais como:

• Fornecedores (Suppliers);
• Entradas (Inputs);
• Processo (Process);
• Saídas (Outputs);
• Clientes (Clients).

3) Coleta de informações sobre cada processo

Muitas vezes, acabam ocorrendo situações em que gerentes e diretores conhecem apenas a execução dos processos em sua teoria, que pode não corresponder à sua prática. Ou seja, o funcionário realiza determinada sequência de atividades de uma forma que não está prevista inteiramente por seu superior.

Dessa forma, é muito importante que seja obtido o maior número de informações possível acerca dos processos que estão sendo estudados a fim de representá-los de acordo com o que realmente acontece na realidade.

Para coletar essas informações, os indivíduos responsáveis pelo mapeamento podem observar atentamente o processo acontecendo e conversar com os colaboradores que realizam cada etapa. Além disso, é essencial que se valide essas informações e impressões constantemente.

4) Elaboração de fluxogramas

Esse passo consiste na organização de tudo o que foi coletado anteriormente, de forma clara e lógica, em uma sequência de etapas necessárias para a execução de determinado processo. Devem estar contidos, também, os fatores envolvidos nele.

5) Identificação dos tempos e gargalos

No último passo dessa fase, busca-se, principalmente, identificar pontos do processo que não são tão eficientes quanto poderiam ser ou que não fazem tanto sentido para a realidade da empresa para que possam ser propostas ações de melhoria.

Assim, é nesse momento que a equipe avalia os indicadores e dados envolvidos no processo (por exemplo, o tempo de execução de uma atividade) a fim de apontar gargalos existentes.

6) Análise de otimização

Feita a identificação dos gargalos, chega o momento de analisar ações que podem ser realizadas para otimizar o processo estudado. Dessa forma, busca-se traçar alguns planos de ação ou mudanças necessárias de acordo com os problemas observados e suas respectivas causas.

No entanto, essas ações propostas devem ser acompanhadas de perto e não somente serem colocadas em execução. Afinal, é importante que se saiba se elas realmente geram um impacto positivo no processo.

7) Elaboração de novos fluxogramas

A partir das alterações realizadas, um novo fluxograma representando o processo otimizado deve ser construído, fazendo com que seja possível implementar, de fato, as mudanças propostas. Vale ressaltar que é importante que ele seja claro e visual, pois será utilizado como uma espécie de guia pelos funcionários.

Exemplo de mapeamento de processos

Agora que já sabemos um pouco mais sobre alguns conceitos teóricos envolvidos em um mapeamento de processos, vamos abordar um exemplo prático de um processo que ocorre dentro de uma organização e pode ser mapeado através de um fluxograma.

Dessa forma, vamos voltar ao processo de compra de mercadoria realizado por uma empresa que foi citado no início desse artigo. Nele, podemos pensar em algumas atividades envolvidas para sua execução, bem como os funcionários envolvidos diretamente com elas.

Assim, colocando essas ações necessárias para o acontecimento do processo em uma sequência lógica em conjunto com seus respectivos responsáveis, temos:

1. Criar solicitação de compra à Solicitante
2. Analisar solicitação à Gerente
3. Criar requisição de cotação à Gerente
4. Enviar requisição aos fornecedores à Agente de compras
5. Fazer relatório de cotações à Agente de compras
6. Escolher a opção mais adequada à Solicitante
7. Estabelecer condições com o fornecedor à Agente de compras
8. Emitir ordem de compra à Agente de compras
9. Confirmar a ordem à Gerente
10. Liberar a compra à Solicitante
11. Elaborar relatório de gastos à Solicitante
12. Receber mercadoria à Agente de compras
13. Informar o solicitante à Agente de compras

Vale ressaltar que o mapa mostrado acima foi construído a partir da utilização da linguagem “BPMN 2.0”. Ela nos fornece algumas notações padrnizadas que podem ser usadas para a elaboração de fluxogramas, fazendo com que sua compreensão se torne mais fácil.

No caso do “BPMN 2.0”, existem alguns símbolos relacionados a cada uma das informações presentes em um fluxograma que podem ser divididos entre: “tarefas”, “gateways”, “raias”, “eventos”, “fluxos”, “objetos” e “artefatos”.

Como podemos te ajudar com o mapeamento de processos?

Ficou interessado em saber mais sobre como o mapeamento de processos funciona e como ele pode ajudar sua empresa? Entre em contato conosco!! Nossa empresa conta com profissionais capacitados para encontrar os gargalos de sua empresa. Dessa forma, podemos melhorar sua produtividade e aumentar o lucro de seu empreendimento.

Texto escrito por Lucas Lopes, Consultor do Núcleo de Engenharia de Produção da EESC jr. – Empresa Júnior de Engenharia e Arquitetura da USP São Carlos.