A produtividade da sua empresa não atingiu todo o seu potencial? Acredita que os custos operacionais poderiam ser menores do que eles são? Sofre com falta ou excesso de itens no estoque? Caso a resposta para alguma dessas perguntas seja “sim”, a solução para o seu problema pode estar na Gestão de Estoque.

No artigo a seguir, vamos abordar sua definição, sua importância e as vantagens obtidas ao utilizar essa técnica e alguns passos que podem ser seguidos para que o setor de estoque se torne um ponto forte na sua empresa.

O que é gestão de estoque

A gestão de estoque é o processo de planejamento e controle dos recursos de uma empresa, sejam eles matérias primas, insumos ou produtos. Essa prática é pautada na análise do banco de dados da empresa e projeção das expectativas para produção e vendas para determinados períodos, para, assim, ter a compreensão das reais demandas e necessidades da empresa e entender suas prioridades, visando evitar excessos e faltas no estoque

Essa prática diz respeito, fundamentalmente, à forma como os itens serão armazenados, quais e quantos itens serão estocados e o momento em que isso ocorrerá. Além disso, a gestão de estoque permite determinar, também, os melhores modelos e métodos de controle de estoque a serem adotados pela empresa. 

Principais benefícios da gestão de estoque para sua empresa

Como foi mostrado acima, a gestão de estoque tem como principal objetivo determinar a quantidade de mercadorias presentes no estoque, de forma que a empresa consiga suprir suas demandas sem que haja escassez ou abundância de mercadorias.

Além disso, a organização de estoque é primordial na solução de alguns problemas relacionados à eficiência dentro de uma empresa. Dessa forma, podemos dizer que os principais benefícios de uma boa gestão de estoque para sua empresa são:

• Competitividade frente ao mercado;
• Economia de recursos;
• Otimização do tempo; 
• Otimização de pessoas;
• Segurança operacional;
• Organização correta do estoque;
• Banco de dados consistente para previsão de tendências;
• Cumprimento dos prazos de entrega.

7 passos para alcançar um ótimo controle de estoque

Agora que sabemos o que é e quais são os benefícios do planejamento de estoque, quais são os passos para ter uma ótima gestão de estoque?

São 7 os principais passos para alcançá-la:

1) Realize um inventário

Listagem de todos os produtos em estoque e suas devidas quantidades em um banco de dados. Esse banco deverá ser atualizado com o sentido e a data da movimentação todas as vezes que houver compra ou venda de um produto.

O inventário é importante na medida em que ele auxilia na organização de estoque, uma vez que diminui o risco de ocorrência de erros durante a atividade empresarial.

2) Crie padrões e regras para gestão de seu estoque

Seu estoque deve estar sempre em ordem para não ocorrer desencontro de informações durante o cotidiano da empresa. Assim, um planejamento estratégico da posição e das condições em que seus produtos devem estar, deve ser feito e um local que atenda a todas as demandas é imprescindível. Além disso, deve-se fazer também o mapeamento das etapas dos processos, indicando seus responsáveis, para que o padrão seja mantido em todas as esferas da empresa.

3) Treine seus colaboradores

Para o desempenho pleno da estocagem da empresa, a equipe deve estar alinhada com os deveres e interesses da empresa. Para isso, é necessário o treinamento, da atualização do estoque da empresa.

4) Esboce os fluxos das mercadorias (entrada e saída)

Visando observar o giro dos produtos durante o processo de estocagem como um todo, a construção de um fluxograma de cada entrada e saída dos itens também é muito necessário, já que possibilita que se tenha conhecimento acerca do momento correto em que os fornecedores devem ser contatados.

5) Promova os produtos parados

As mercadorias que estejam sem movimentações no estoque da empresa há algum tempo, devem ser alvo de operações específicas para evitar que permaneçam em “stand by” no estoque, como liquidações, para evitar perdas muito grandes com a depreciação ou perecibilidade dos produtos. Ademais, isso viabiliza o reinvestimento em itens mais valorizados e de maior giro para a empresa.

6) Defina datas para compras

Busque contato com bons fornecedores, de grande confiança, negocie preços e prazos de pagamentos e, acima de tudo, programe seus pedidos. Essa programação deve ser feita com base no histórico de compras da empresa, deve-se verificar se há produtos que tendem a vender mais ou menos em certos períodos, amenizando imprevistos que podem ser prejudiciais à saúde financeira da empresa.

7) Controle com rigidez os processos

Os processos devem ser constantemente atualizados nos softwares de gestão para mensurar as necessidades do estoque da empresa de modo a prevenir imprevistos e fazer com que a empresa sempre trabalhe em uma margem segura de estoque de mercadorias.

Case de sucesso de gestão de estoque (São Carlos Química)

Quer conhecer mais a fundo o nosso case com a São Carlos Química? Clique no link!!

A São Carlos Química, empresa que atua na área de soluções laboratoriais e que possui mais de 11 mil produtos em seu portfólio, procurou a EESC Jr. buscando uma forma de organizar e otimizar seu processo de estocagem. A partir disso, foi oferecido à empresa o serviço de controle e gestão de estoque.

Como fizemos

Primeiramente, julgou-se necessário realizar o mapeamento referente aos principais processos relacionados ao estoque da empresa, buscando entender o funcionamento desse setor e identificar possíveis gargalos e pontos que poderiam ser otimizados nas fases subsequentes. Com essa análise em mãos, foi observado mais atentamente, através de novos mapeamentos, três processos: de estocagem física dos produtos, de compras e de vendas.

Em seguida, realizou-se a gestão de estoque propriamente dita, na qual foram cumpridas três etapas:

• Estudo da curva ABC dos produtos vendidos pela São Carlos Química, a fim de observar e priorizar os produtos que representam a maior parte do faturamento da empresa;
• Determinação do giro;
• Determinação da previsão de demanda.

Com isso, houve base suficiente para sustentar a decisão da equipe da EESC Jr. voltada para a adoção de um modelo de revisão periódica para organizar o estoque da São Carlos Química. Sendo assim, foi entregue ao cliente uma planilha personalizada ligada à gestão de estoque, que é atualizada automaticamente a cada alteração realizada pelos funcionários da empresa, possibilitando que essa gestão pudesse ser feita da melhor maneira possível.

Dessa forma, a EESC Jr. resolveu as dores apresentadas pelo cliente antes do início do projeto através de duas frentes:

• A planilha personalizada fez com que os pedidos de compra pudessem ser mais assertivos devido à previsão da demanda e que os desperdícios fossem menores do que eles eram inicialmente;
• O modelo de revisão periódica adotado possibilitou que o trabalho realizado pelo setor de compras fosse reduzido.

Nosso resultado

Ao final do projeto, foi notória a satisfação por parte da São Carlos Química. Murilo, diretor geral da empresa não economiza elogios e acredita que a entrega superou as expectativas iniciais, assim como podemos ver nas palavras dele:

“Eles foram muito atentos a perceber os detalhes e as coisas que seriam específicas do nosso negócio e acredito que eles souberam adequar tudo que a gente precisava e a entrega final foi realmente o que a gente esperava e acho que ainda um pouco a mais”.

Como podemos ajudar?

Organizar o seu estoque pode ser uma tarefa complexa que exige um conhecimento técnico sobre o assunto. A EESCjr. conta com profissionais capacitados para te ajudar a organizar o seu estoque e diminuir suas perdas e atrasos. Agende um diagnóstico gratuito!!

Texto escrito por Lucas Ferreira Lopes e Vitor Kenji Shimomura Kitamura, Consultores do Núcleo de Engenharia de Produção da EESC jr. – Empresa júnior de Engenharia e Arquitetura da USP de São Carlos.