O que é um Fluxograma (introdução)

Já pensou em economizar tempo em sua produção? Ou ainda, otimizar seus processos afim de simplificar as atividades e consequentemente diminuir o custo dela? Se sim, vem com a gente que vamos te mostrar que através de uma ferramenta simples é possível realizar tudo isso. E se ainda nunca parou para pensar nisso, continue lendo que você vai se surpreender! Esta ferramenta nada mais é do que o Fluxograma: uma representação gráfica com notação própria que permite descrever todas as etapas de um processo. 

Nesse sentido, é importante destacar que esta ferramenta é muito abrangente e pode mapear um desenvolvimento de um produto na indústria até um pedido num restaurante.

Ainda mais, com esse diagrama é possível identificar mais informações além das etapas sequenciadas de uma operação, mas também, o fluxo de pessoas, prazos e a relação entre as atividades.

Quais são suas funções?

Com isso, a representação gráfica do Fluxograma vem com as principais funções a seguir:

• Forma de registro de padronização de um processo;
• Visualização de todo o desenvolvimento de uma atividade, possibilitando uma análise crítica para melhoria dela;
• Descrição de pessoas, setores e materiais envolvidos nas etapas do processo;
• Reconhecimento de erros e ações desnecessárias.

Quais são os tipos de Fluxograma?

Nesse sentido, basicamente existem duas formas de descrever essa prática: o Fluxograma Funcional e o Linear.

Figura 1: Fluxograma Linear

Fonte: elaborado pelo autor

Figura 2: Fluxograma Funcional

Fonte: elaborado pelo autor

A forma linear de representação é a forma mais simples de se visualizar as etapas do que está sendo descrito por meio da simbologia padrão do Fluxograma. 

Por outro lado, o funcional deixa o gráfico ainda mais informativo, possibilitando apresentar o setor ou pessoa que será responsável por aquela fase.

Quais são os principais símbolos utilizados?

Existem muitos símbolos para as mais diversas funcionalidades que podem ser mostradas em cada passo do Fluxograma. Porém, para facilitar a sua vida vamos apresentar apenas os símbolos mais utilizados e essenciais nesse diagrama.

Figura 3: principais símbolos para a representação

Fonte: elaborado pelo autor

Além disso, há os elementos definidos como “piscinas” e “raias” vistos no formato Funcional. Assim, a “piscina” é o espaço onde são definidas as atividades e toda a sua sequência e “raia” o conjunto de atividades para uma área específica.

Um detalhe importante a ser ressaltado é que nem todo desenho que descreve um processo deve ser definido como Fluxograma, uma vez que essa prática compõe um desenho técnico que possui uma notação própria para a representar os processos. 

Quais são as vantagens?

Esse é um tópico muito importante e você vai perceber que com uma simples ferramenta é possível agregar muito benefícios para sua empresa.

Para começar, você já conseguiu perceber que com a transcrição de todo o processo para um diagrama visual se torna muito mais fácil e padronizado todo o desenvolvimento. 

Contudo, isso não implicará só em facilidade de aprendizado e acompanhamento, mas também em conseguir encontrar possíveis gargalos e tarefas desnecessárias no decorrer do Fluxograma.

Acarretando assim também nos seguintes benefícios:

• Redução de tempo devido a diminuição de passos, responsáveis e organização para realiza-los;
• Redução de energia e custo;
• Facilidade no entendimento de cada etapa para a operação e suas relações;
• Aumento de produtividade.

Tudo isso devido a sua grande vantagem de visualização e orientação que permite chegar até o objetivo final sem se perder!

Como montar um Fluxograma para minha empresa?

Chegou o momento de pôr a mão na massa! Então para isso siga os seguintes passos para você se dar bem no momento de fazer seu Fluxograma.

Passo 1: mapeamento de processos

É importante destacar que o diagrama de fluxos é uma prática que propõe a marcação gráfica de todas as etapas de sua operação ou gestão. Sendo assim, sem antes definir bem o mapeamento dessas etapas que compõe todo o processo não se obterá grande eficiência por meio do Fluxograma.

Dessa forma, defina bem as funções de cada parte, setores e pessoas envolvidas, momento de início, meio e fim, além de prazos e documentações necessárias. Ademais, saiba que nós realizamos esse serviço e podemos garantir mais eficiência e produtividade desde o início à sua empresa!

Acesse nosso artigo completo sobre mapeamento de processos!!

Passo 2: definindo o início e o fim

Com as informações necessárias, defina um software de sua preferência para elaboração (abordado no próximo tópico) um iniciador e o fim, ou seja, o que você quer entregar/obter (ambos são denotados por um círculo).

Um exemplo possível para este passo pode ser a aquisição de matéria-prima para o desenvolvimento de um produto e o resultado final o próprio produto formado.

Tenha em mente que o Fluxograma funciona similarmente como um mapa, é preciso definir bem a partida e a chegada para traçar o melhor caminho.

Passo 3: criação das ações e seus fluxos

Aqui está a maior parte do que será feito, neste passo serão incluídas todas as etapas intermediárias entre o início e o fim do processo. Nesse sentido, explore ao máximo os símbolos e quais encaixam na sua abordagem para que fique claro cada momento, buscando detalhar cada etapa. 

É válido frisar que toda passagem deve ter relação com as demais atividades para que de fato se cumpra o objetivo do Fluxograma. 

Como exemplo, é possível voltar a figura 1 e observar que após a adição do início, denotado pelo símbolo de terminador e uma cor verde, vem em seguida uma atividade que é compatível com o símbolo de armazenamento interno, uma vez que os currículos podem ser armazenados em algum dispositivo e assim por diante.

Passo 4: análise de todo sua descrição

Estamos quase no fim! Mas antes, é importante ir além da observação de tudo que foi descrito e montado. No passo 4, realize a revisão de tudo que será percorrido até o estágio final do Fluxograma e analise criticamente cada parte. Juntamente com a verificação do sentido entre elas e se todas são realmente necessárias.

Do mesmo modo, veja se não tem símbolos soltos ou sem caminhos de forma a não dar continuidade à sua representação, isso demonstraria uma falta de conectividade entre as partes e uma possível dúvida sobre o projeto posteriormente.

Passo 5: peça para alguém olhar seu Fluxograma

O último passo, mas não menos importante: peça uma ajuda para alguém olhar seu diagrama.

Muitas vezes, mesmo com todo o estudo feito sobre o processo e sua representação, pode ser que esteja faltando alguma atividade ou tenha algum erro de conexão entre as partes que não são vistos por quem elaborou o Fluxograma.

Desse modo, é importante e da um toque final à estruturação quando alguém que vivencia as partes mais de perto ou até mesmo o próprio cliente para compreender suas etapas. 

Assim, você tem a possibilidade de entregar mais fidelidade ao projeto e corrigir o que for necessário na notação do desenvolvimento.

Ferramentas que auxiliam a montar um Fluxograma

• Excel e Word

Saiba que para fazer um Fluxograma você não precisa ir muito longe para isso, com o próprio Excel ou Word será fácil de fazer.

Dentre as funcionalidades para ambos estão as opções “Formas” ou “SmartArt” para começar o seu trabalho, basta ir na aba “Inserir” e logo em seguida em “Ilustrações” para acessas essas opções. 

Vale destacar que na opção “SmartArt” haverá diversas formas de diagramas com destaque para o de formas de “processos”.

• Canva

O Canva é uma ferramenta muito útil no momento da criação de designs. Ele é gratuito e disponibiliza muitas artes e layouts para serem personalizadas de acordo com a vontade do usuário.

Nesse contexto, o site também disponibiliza layouts de Fluxograma ou até mesmo formato dos símbolos para você personalizar de acordo com sua necessidade.

Basta acessar o site e pesquisar na barra de pesquisa por “fluxogramas” que encontrará a área de trabalho para começar.

• Draw.io

Um outro exemplo muito famoso é o Draw.io já que é bem simples de ser usado e gratuito.

Ele é um editor gráfico que oferece grande facilidade na montagem de desenhos, além de muitos recursos que irão contribuir e estruturar seu Fluxograma.

Dessa forma, sua área de trabalho é bem intuitiva e ele dispõe a funcionalidade de conectar com sua conta no Google Drive, facilitando no armazenamento. 

• Bizagi

Para um exemplo mais completo e com mais funcionalidades tem disponível também o software Bizagi que realiza modelagem de processos de forma gratuita, utilizando especificamente a notação BPMN que é usada para detalhar todo o fluxo de um processo.

O Bizagi disponibilizado a oportunidade de documentar seus documentos e até permite a colaboração para membros alterar um mesmo projeto.

Como podemos ajudar?

Aqui finalizamos nosso artigo sobre Fluxograma! Quer saber mais sobre como aumentar a produtividade da sua produção, minimizar custos e tempo? Entre em contato conosco e marque uma reunião gratuita!

Vale destacar novamente que realizamos Mapeamento de Processos, serviço essencial para montar seu Fluxograma e impulsionar ainda mais sua empresa!

Texto escrito por Diogo Mota Alves, Trainee do Núcleo de Engenharia de Produção da EESC jr. – Empresa Júnior de Engenharia e Arquitetura da USP São Carlos.