Sua empresa já passou por problemas com retrabalho, baixo conhecimento das atividades dos fluxos e falta de qualidade? Os colaboradores já tiveram dúvidas sobre o que é esperado deles nos processos? Você já sentiu dificuldade para passar informações para um novo colaborador? Esses são todos sintomas da falta de padronização de processos operacionais.

Nos próximos tópicos você irá conhecer o que é padronização de processos, sua importância, seus benefícios e como implementar em sua empresa para alavancar a eficiência de seus processos.

O que é padronização de processos operacionais?

Antes de abordarmos a padronização de processos, é importante definir processos. Esses são sequências de ações com um fim específico, ou seja, possuem uma entrada, etapas de transformação e uma saída. Logo, relacionam-se com a agregação de valor através de um produto ou serviço e podem envolver diversas pessoas e departamentos.

Esquematização de um processo. Fonte: elaboração própria.

Padronização de processos é organizar, estruturar e formalizar atividades e processos, incluindo seus responsáveis e seus respectivos prazos de execução. Assim, cria-se um padrão, ou seja, um modelo ou método de se realizar determinada tarefa. 

A padronização deixa claro o que deve ser feito, o impacto disso e o resultado que é esperado, sendo um guia para os colaboradores envolvidos no processo em questão.

Historicamente, a busca por padrões já era uma preocupação de Frederick Taylor, considerado o “pai” da Administração Científica. Tempo depois, Henry Ford aplicou de forma prática os princípios de padronização na produção de veículos, buscando a redução de custos e uma produção mais eficiente. Foi nesse contexto que surgiu a linha de montagem, caracterizada por alta padronização das atividades. 

Qual a importância da padronização de processos?

A padronização, ao criar um caminho claro e objetivo, ajuda a reduzir redundâncias, falhas e retrabalho. Por consequência, melhora a eficiência operacional e a qualidade das atividades.

Alguns sinais da falta de padronização são:

• dificuldade de identificar os processos e fluxos de execução de atividades;
• excesso de retrabalho;
• dificuldade para transmitir o conhecimento no treinamento de novos colaboradores;
• confusão sobre responsabilidades em cada processo (definição de “donos”);
• não identificação de oportunidades de melhoria;
• colaboradores não sabem o que é esperado deles em cada atividade;
• baixa qualidade;
• altos gastos de tempo e dinheiro.

Por outro lado, a presença da padronização de processos em uma empresa possibilita a clareza sobre quais atividades devem ser executadas, quando, por quem e com qual prazo. Esse documento ajuda os colaboradores a tirarem dúvidas e treinarem novas pessoas. 

Logo, quanto mais padronizado, mais eficiente se torna o processo ao serem eliminados desencontros, falhas e retrabalhos. Com as atividades sendo executadas de maneira consistente, tem-se a mesma qualidade independentemente de quem executa a função.

Ter os processos padronizados e organizados permite que sejam identificadas oportunidades de melhoria, aumentando a produtividade e reduzindo os custos.

A organização e estruturação das atividades também é importante para diversos processos de auditoria. Logo, a padronização pode ainda ajudar a organização a atender diversas regulações, como as exigidas pela Anvisa, ISO e ABNT. 

Assim, pode-se perceber que a padronização de processos beneficia a empresa, seus colaboradores e seus clientes.

10 benefícios da padronização de processos

1.    Melhor distribuição de recursos

É muito comum as empresas não terem uma distribuição eficiente de recursos, sejam eles materiais ou humanos, causando excesso em algumas áreas e falta em outras. Além disso, quando os colaboradores fazem as atividades cada um de uma forma, tem-se uma grande fonte de desperdícios.

Com a padronização, as atividades com seus responsáveis, prazos e materiais necessários ficam mais claras, permitindo a redução dos desperdícios e o direcionamento dos recursos de forma inteligente.

2.    Menor redundância e retrabalho

Com o desconhecimento das principais características do processo, é comum que existam atividades redundantes e retrabalho. Essa falta de clareza impacta desde o cotidiano dos colaboradores até o resultado obtido pela empresa em determinado período. Com a padronização, pode-se diminuir as atividades desnecessárias, substituindo pelas que agregam valor. 

3.    Aumento da produtividade

Já que a padronização de processos tem foco em organizar as atividades, eliminando aquelas desnecessárias e os desperdícios, o tempo passa a ser usado de maneira mais eficiente. Isso se deve ao foco dado para as ações que realmente agregam valor, trazendo velocidade, qualidade e menores custos. Assim, ocorre o aumento da produtividade em cada processo e, consequentemente, na organização como um todo. 

4.    Melhora na segurança

Como já abordamos, é fundamental que se tenha clareza nos processos. Sem ela, os colaboradores não seguem padrões, aumentando a chance de falhas que podem resultar em acidentes. A padronização ajuda a diminuir as variações na execução das atividades e, consequentemente, melhora a segurança dos envolvidos. 

5.    Transparência nos processos

A padronização permite que todos os envolvidos na atividade entendam quais são os responsáveis e quais os resultados esperados. Com isso, fica mais bem delimitada a atuação de cada pessoa na organização, colaborando com a transparência nos processos. 

6.    Facilidade na contratação e em treinamentos

Com o alinhamento e a organização dos processos, esses podem ser documentados de maneira visual. Existem diversas formas de fazer isso, como por exemplo por meio do mapeamento de processos e pela construção de fluxogramas com a notação BPMN, a qual é altamente usada e de fácil entendimento. 

Os colaboradores passam a ter um documento visual e atualizado com os procedimentos e instruções sobre os processos, podendo consultá-lo em caso de dúvidas. Esse documento pode também ser usado no treinamento de novos funcionários, por ser uma fonte confiável e detalhada das atividades que são realizadas na organização em questão.

Assim, a padronização cria uma base de conhecimento que pode ser usada por toda a organização, facilitando a transmissão das informações.

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7.    Mudança de cultura

Com a sociedade mudando de maneira acelerada, as organizações precisam se adaptar rapidamente. Para que essas mudanças nas empresas ocorram de maneira dinâmica, os colaboradores devem estar preparados para identificar oportunidades de melhoria e traçar novos planos de ação. É nesse cenário que a padronização e documentação dos processos se faz essencial ao permitir análises eficientes das atividades realizadas na empresa.

8.    Automação

Automatizar processos sem antes conhecê-los a fundo pode provocar um gasto desnecessário de recursos em atividades que não geram valor. É também mais complicado automatizar um processo que é feito por cada pessoa de um jeito, por gerar confusão e gasto de tempo na decisão de qual jeito deve ser automatizado. 

Com a padronização, pode-se entender os processos, otimizá-los e, assim, direcionar recursos para automatizar atividades prioritárias. Isso potencializa o investimento, trazendo mais resultados com o direcionamento de recursos feito de maneira mais assertiva.

9.    Otimização de processos

Organizando e padronizando os processos, o que realmente ocorre na organização fica visível para todos os envolvidos. Com essa transparência, fica mais fácil identificar pontos de melhoria. Otimizar as atividades e melhorar a eficiência dos processos traz impactos diretos na produção do que é entregue ao cliente, sendo um produto ou serviço. Logo, além da melhoria interna do processo, a experiência do cliente também é melhorada.

10. Aumento da lucratividade e redução de custos

Esse benefício é consequência de todos listados anteriormente. Com a otimização do treinamento dos colaboradores, aumento da produtividade, eliminação de retrabalho e melhor utilização de equipamentos e equipes tem-se a redução de custos e consequente aumento da lucratividade.

Além disso, a redução de custos permite o direcionamento de recursos para áreas com maior prioridade e é fundamental nos momentos de dificuldade financeira da organização.

Como implementar a padronização de processos?

1.     Defina o objetivo

Antes de iniciar a padronização em si, é importante definir o que se deseja padronizar, podendo ser as atividades de um departamento ou um fluxo produtivo, por exemplo. 

Querer padronizar todos os processos de uma vez pode ser um grande gasto de recursos. Essa indicação se dá porque trabalhar com um processo por vez permite um maior foco das pessoas, obtendo-se também um melhor retorno, por ser algo feito com maior atenção.

2.     Levantamento das atividades e fluxos

Tendo definido o processo que se deseja mapear, deve-se identificar todas as atividades executadas pelos colaboradores durante o processo. Para isso, pode ser feita uma lista com as atividades envolvidas, os responsáveis, os equipamentos e documentos usados.

É comum que sejam encontradas várias versões de uma mesma atividade, sendo cada uma de acordo com um colaborador. Nesse caso, é importante que haja alinhamento entre todos os envolvidos para chegarem a um consenso da real forma de execução.

Tendo as atividades identificadas, deve-se compreender o fluxo do processo, ou seja, a conexão e ordem das ações do início ao fim.

Para facilitar o entendimento do processo como um todo, é muito usado o mapeamento de processos. Esse é capaz de explicitar, de maneira visual e didática, as atividades, os responsáveis e todas as características, mostrando a sequência e ligação entre cada etapa.

3.     Envolver pessoas

 Como dito no tópico anterior, é comum os diferentes colaboradores terem diferentes entendimentos de como um processo é feito. Por isso, é fundamental que seja envolvido o maior número possível de pessoas durante o mapeamento e toda a padronização.

Uma dica é realizar um momento colaborativo, no qual possa haver troca de experiências, incentivando o engajamento e colaborando com a motivação de todos. 

A diversidade de pessoas também é importante para identificação de oportunidades de melhoria, por cada uma ter conhecimento e vivência únicos.

4.     Simplificar desenhos e documentos

Tendo os processos entendidos em detalhes, é importante documentar tudo para que vire uma fonte de informação clara, capaz de resolver dúvidas, treinar colaboradores e proporcional uma visão completa do processo. 

Nessa etapa, é preciso ter cuidado com o nível de detalhamento, pois o excesso torna difícil a compreensão do que foi mapeado. Também é importante usar uma linguagem clara, de forma que seja fácil entender o processo e o que é gerado por ele. Uma dica é usar a notação BPMN, por ser muito utilizada e de fácil compreensão.

5.     Capacitar colaboradores

Além de ter os processos documentados, é fundamental passar o conteúdo de forma didática para os colaboradores. Isso pode acontecer em uma reunião, explicando o conteúdo do documento feito.

Também é relevante tirar as dúvidas conforme forem surgindo, pois é comum elas aparecerem quando as atividades forem executadas. Por isso, é válido fazer um acompanhamento inicial do processo.

6.     Atualizar os dados e documentos 

É muito importante as organizações pensarem sempre na melhoria contínua. Por isso, monitore os índices de desempenho do processo, revise e atualize os documentos sempre que necessário. 

7.     Automatização

A tecnologia pode ser grande aliada na padronização dos processos. Diversos softwares de gestão são capazes de automatizar rotinas e integrar dados de diferentes setores, melhorando o desempenho geral da empresa e permitindo o direcionamento mais assertivo dos esforços dos colaboradores.

Grandes exemplos no mercado

Historicamente, quando pensamos em produtividade, um marco importante se deu com o Fordismo. Henry Ford, fundador da Ford Motor Company, tinha o objetivo de aumentar a eficiência industrial. Para isso, implantou a produção em massa com elevada padronização e baixa variedade, obtendo uma capacidade produtiva nunca vista antes.

Atualmente, muitas empresas utilizam da padronização para eliminar desperdícios, aumentar a qualidade e a eficiência produtiva. Um exemplo é o Case de Sucesso da Felipelli. Esse projeto teve o objetivo de estruturar as etapas dos macroprocessos para melhorar a comunicação entre as áreas, diminuir retrabalhos e otimizar os processos. Para atingir o que foi proposto, foi realizado o mapeamento dos macroprocessos, o diagnóstico de gargalos e oportunidades de melhorias e, a partir disso, o fluxograma global dos processos padronizados

Para saber mais sobre o case da Fellipelli clique aqui.

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Escrito por Marcella Cânovas Guimarães, Consultora do Núcleo de Engenharia de Produção da EESC Jr.