O objetivo da sua empresa é atingir a qualidade total que ela pode oferecer? Se sim, para isso é necessário o acompanhamento e aperfeiçoamento contínuo de seus produtos e serviços. O Procedimento Operacional Padrão (POP) e a certificação ISO 9001 são duas das principais ferramentas de controle e gestão dos processos de empresas. 

Ao adotar essas ferramentas, a sua empresa passa a contar com mecanismos de controle para que o seu negócio continue produzindo resultados satisfatórios e otimizados mesmo em situações inesperadas.

O que é POP?

O Procedimento Operacional Padrão, também conhecido como POP, é uma das principais ferramentas de controle e gestão de processos dentro de uma empresa. O POP é um documento que descreve detalhadamente o roteiro de cada tarefa e processo que ocorre dentro de uma organização. 

Neste guia são detalhados aspectos como os responsáveis por cada etapa do processo, os procedimentos a serem seguidos, os materiais utilizados, e os cuidados necessários, por exemplo.

Para quê serve o POP?

O POP tem como objetivo padronizar certo processo dentro de uma empresa, de forma a minimizar desvios e erros deste processo. Imagine, por exemplo, que um colaborador de uma tarefa específica dentro da empresa precisou se ausentar sem aviso prévio. Se a empresa tiver um POP para tal tarefa, outro funcionário qualificado pode assumir esta tarefa sem perder muito tempo e recursos, já que pode contar com um guia detalhado da operação. 

Porém, se não há um procedimento padrão para tal tarefa, não é difícil de imaginar que os colaboradores presentes levarão mais tempo e investirão mais esforços para realizar uma operação que provavelmente apresentará desvios e erros significativos em relação ao esperado. 

Quais são os elementos que compõem um POP?

Como o POP é um guia detalhado sobre os procedimentos, é importante que este documento tenha informações suficientes para que os colaboradores possam entendê-lo facilmente. Nesse sentido, é pertinente que o POP apresente os seguintes itens:

• Nome do procedimento;
• Objetivo do procedimento;
• Cargos dos responsáveis pela tarefa – é recomendável não colocar os nomes dos responsáveis, já que estes podem mudar com o tempo;
• Responsável pela elaboração do procedimento;
• Materiais envolvidos na tarefa;
• Documentos de referência (manuais, estatutos, guias de segurança, entre outros);
• Siglas descritas;
• Passo a passo do procedimento, especificando as etapas e sequência de realização, indicando seus executores e responsáveis;
• Gráficos e fluxogramas;
• Perspectiva de revisão, indicando dentro de qual período o POP precisará ser revisado – processo que deve ser feito pelo menos anualmente.

Certificação ISO 9001

O que é?

Já que com os POPs estamos falando de controle e gestão de processos da empresa, cabe também falar da ISO 9001, um sistema de gestão que busca garantir a otimização de processos com o intuito de satisfazer os clientes e alcançar o sucesso sustentado pela empresa. Em resumo, a ISO 9001 é um sistema de gestão da qualidade (SGQ) concebido para empresas melhorarem seu desempenho.

A ISO é a sigla em inglês para Organização Internacional de Padronização (International Organization for Standardization). A ISO é a norma mais conhecida e adotada em todo o mundo pelas empresas de sucesso e seu objetivo é desenvolver e promover normas que possam ser utilizadas em todos os países do mundo. 

Para quê serve?

A ISO 9001 foi concebida para se tornar o padrão internacional para garantia de qualidade de produtos e serviços, além de facilitar trâmites de exportações e redução dos custos de fabricação. Nesse sentido, adotar a ISO 9001 é uma decisão estratégica da empresa, a qual busca melhorar a sua gestão e aumentar a satisfação de seus clientes.

O que minha empresa ganha com isso?

Implementar o sistema de gestão da qualidade em uma organização traz vários benefícios, sendo o principal deles o diferencial competitivo que uma empresa com o selo ISO 9001 passa a ter. Essa certificação é um atestado de reconhecimento nacional e internacional à qualidade do trabalho. Além do mais, as empresas com esta certificação possibilitam maior desenvolvimento de seus colaboradores, alavancam a sua busca pela qualidade total, e proporcionam condições para maior competitividade no mercado com a otimização de processos e redução de custos.

Ainda em dúvida sobre o que a sua empresa ganha com isso? Confira!

• Produção mais ágil com processos mais inteligentes;
• Planejamento e controle sistemático das rotinas de trabalho buscando mais agilidade aos processos, eliminando o retrabalho;
• Redução dos custos com maior produtividade;
• Expansão das oportunidades de mercado, uma vez que várias empresas de maior porte só fazem negócio com fornecedores com selo ISO 9001;
• Melhoria da comunicação, moral e satisfação dos colaboradores da empresa;
• Melhoria da imagem da empresa;
• Redução de riscos e melhoria da relação com fornecedores e investidores;
• Desenvolvimento dos fornecedores, os quais passam a trabalhar com especificações mais precisas e parâmetros de qualidade mais rígidos, aumentando a confiabilidade do seu produto/serviço.

Como elaborar um Procedimento Operacional Padrão?

Aqui você encontra os passos para elaborar o seu POP:

1. Envolver os atuais responsáveis pelo procedimento, uma vez que estes conhecem a fundo a tarefa e podem apontar suas particularidades.
2. Formar uma comissão destinada a formular o POP;
3. Descrever todas as etapas do procedimento, incluindo tempo necessário ou destinado a seu cumprimento, materiais exigidos para a sua execução e os respectivos resultados esperados;
4. Destacar as etapas críticas – ou seja, aquelas que, se não cumpridas ou cumpridas de forma insatisfatória, podem comprometer o resultado geral do procedimento;
5. Prever uma rotina de checagem, com uma série de perguntas a serem feitas para verificar se a tarefa ou o procedimento foi realizado adequadamente;
6. Organizar o documento de forma que todos os elementos que compõem um POP estejam contemplados.

Quais são os cuidados adicionais que tenho que ter?

É importante ressaltar que que o POP é um documento e precisa estar dentro da estrutura e formato adotados pela empresa, assim como precisará de uma validação formal (um selo ou assinatura de um responsável, por exemplo). Além disso, é preciso tomar outros cuidados. 

Clareza na linguagem

A linguagem do POP precisa ser clara e objetiva para que todos os usuários do documento possam compreendê-lo. Atitudes como esclarecer siglas e expressões que possam ser desconhecidas para novos colaboradores, técnicos ou substitutos tornam o POP mais claro e acessível a todos. Gráficos e fluxogramas podem ser incluídos, desde que seja para tornar o procedimento ainda mais transparente.

Atenção às revisões

Como os POPs precisam passar por revisão pelo menos uma vez no ano, empresas sem software para gestão de documentos acabam permitindo que versões antigas do documento continuem espalhadas pela empresa. Softwares como o DOC facilitam a automatização dos fluxos de revisão e aprovação de documentos, além de centralizar tudo em um mesmo lugar. 

Não copie de outras empresas

Como empresas diferentes apresentam realidades que podem ser muito distintas, não é recomendável copiar integralmente os POPs de outras empresas. É válido inspirar-se na estrutura de outros procedimentos, porém é essencial que as particularidades dos processos da sua própria empresa sejam observadas.

Como controlar esses documentos?

O requisito 7.5.3.2 da ISO 9001:2015 demanda que a organização controle seus documentos e registros para garantir que eles estejam disponíveis e protegidos. Algumas atividades que devem ser consideradas para realizar este controle são:

1. Distribuição, acesso, recuperação e uso;
2. Armazenamento e preservação, incluindo preservação de legibilidade;
3. Controle de alterações (por exemplo, controle de versão);
4. Retenção e disposição.

Dadas as exigências da ISO 9011, elencamos aqui as quatro formas mais comuns de controlar documentos da qualidade.

1. Criar um Procedimento Operacional (PO)

Criar um Procedimento Operacional que descreve a forma de controle é a mais básica e menos controversa forma de demonstrar cumprimento do requisito 7.5.3.2 da norma. Aqui, é necessário um único PO que descreva como os documentos do SGQ são controlados. Há duas vertentes de especialistas que defendem o que deve ser considerado nesta abordagem do PO. Na primeira vertente, defende-se que cada termo descrito no requisito deve ser considerado individualmente, como:

• Distribuição;
• Acesso;
• Recuperação;
• Uso;
• Armazenamento;
• Preservação;
• Controle de alterações;
• Retenção;
• Disposição.

Já a segunda vertente defende uma abordagem mais leve e macro, como:

• Criação;
• Uso;
• Descarte.

2. Descrever em cada documento

Há empresas que preferem controlar cada documento anexando as informações descritas no rodapé ou em uma sessão do documento só para isso. Nesse sentido, as informações ficam acessíveis para qualquer pessoa que tenha o documento em mãos, mesmo impresso.

3. Utilizar software para gestão da qualidade, com campos de controle

Alguns softwares podem ser adaptados para atender às demandas do cliente. Nesses softwares, nos módulos para gestão de documentos, é possível criar campos que serão preenchidos sempre que um documento for criado (seja documentos internos, externos, ou registros). Por exemplo, para atender à norma é possível personalizar os campos:

• Distribuição;
• Acesso;
• Recuperação;
• Uso;
• Armazenamento;
• Preservação;
• Controle de alterações;
• Retenção;
• Disposição

Em auditoria, os campos poderão ser consultados no detalhe de cada documento.

4. Software como evidência

Essa é uma maneira prática, mas polêmica, de atender o requisito 7.5.3.2 da ISO 9001:2015. A norma não exige que a forma de controle da informação documentada seja evidenciada pela empresa, porém isso pode não ser bem visto por alguns consultores e auditores. 

Se a sua empresa usa uma solução automatizada, como o software DOC mencionado acima, a forma de controle de revisão está implícita no próprio software.

E como evidenciar o atendimento a este requisito da norma?

Em auditoria, você pode mostrar o software onde controla a informação documentada e as formas de usá-lo. Segue uma lista de cada requisito do 7.5.3.2 e como ele é atendido pelo software DOC:

• Distribuição: disposto na tela de consulta do software e enviado por e-mail para os responsáveis.

• Acesso: o acesso ao software deve ser controlado por senha. Cada documento dentro do software deve ter seu acesso controlado pelos campos de Permissão, na tela de Cadastro.
• Recuperação: no software, pela tela de Consulta, utilizando os filtros disponíveis.
• Uso: pelos colaboradores marcados no campo de Permissão em cada documento.
• Armazenamento: deve ser hospedado em servidores próprios do software.
• Preservação: backups diários realizados pelo software, conforme contrato.
• Controle de Alterações: cada revisão exige justificativa e recebe incremento no código de revisão.
• Retenção: até ser substituído, inativado ou excluído do software.
• Disposição: ao ser excluído no software, o arquivo digital é apagado.

Como podemos ajudar?

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Texto escrito por Sofia Pimentel, Consultora do Núcleo de Engenharia de Produção da EESC jr. – Empresa Júnior de Engenharia e Arquitetura da USP São Carlos.