Identificar os gargalos na operação da sua empresa é de suma importância para a automatização de processos. Desde um marketing ineficiente até um gasto inadequado de tempo na cadeia de produção, a automatização de processos serve para identificar todas as etapas de operação e solucioná-las para que a empresa aumente suas vantagens competitivas no mercado.

O que seria a automatização de processos?

A automatização é um processo de transformação das etapas que eram majoritariamente manuais em procedimentos que contam com a ajuda da tecnologia, através da otimização e racionalização dos processos que ocorrem na operação de uma empresa. Esse processo de automatização serve para que as empresas economizem tempo através de corte de custos desnecessários; aumentem a integração nos processos da organização; e aumentem a produtividade com a diminuição no tempo de execução das tarefas.

Além disso, a automatização de processos proporciona uma vantagem competitiva ao oferecer a geração de dados que auxiliam as previsões num futuro próximo(Data Driven), possibilitando à empresa utilizar esses dados como insumos para criação de insights estratégicos.

Como implementá-la no seu negócio?

Para que a automatização de processos seja implementada de forma eficaz no seu negócio, é muito importante que seja feito de acordo com as diretrizes de sua empresa e, principalmente, siga corretamente o planejamento efetuado e suas etapas de implementação, que incluem:

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Compreensão das necessidades do negócio

O primeiro passo é a compreensão de quais são as maiores necessidades da sua empresa quanto à automatização, organizá-las e planejar como será realizado. A partir daí é possível definir possíveis recursos que a automatização necessitará.

Portanto, é necessário, primeiramente, elencar as principais atividades da empresa e listá-las quanto ao grau de dificuldade e a emergência em sua correção devido ao tempo desperdiçado nessas tarefas.

Mapeamento dos processos

Após uma análise inicial das necessidades do negócio, é necessário realizar o mapeamento de processos para entender quais processos podem ser automatizados e como será realizado. A correta compreensão do fluxo de trabalho é primordial nessa etapa, pois mostrará quais são os gargalos produtivos e quais etapas possuem um maior impacto no resultado final, auxiliando a descoberta das possíveis soluções.

Seleção adequada dos processos a serem automatizados

Essa etapa é fundamental para eficiência e segurança de todo o processo de automatização de processos. Portanto, é necessário fazer uma escolha que esteja muito alinhada com as prioridades do seu negócio e com os processos mais simples e repetitivos da sua empresa.

Priorizar atividades que tenham regras bem definidas, com alto nível operacional e pouca tomada de decisão dos colaboradores é o recomendado nessa etapa. Além disso, é importante que a solução esteja alinhada com o investimento que será realizado para esse processo, ao mesmo tempo que o preço não pode ser a única base de cotação ao longo das etapas.

Cliente em primeiro lugar!

Solucionar problemas internos da empresa, com economia de tempo e aumento de produtividade da sua empresa é muito importante. Porém, é necessário otimizar as atividades de maior contato com o cliente!

Principalmente para empresas B2C, solucionar problemas que forneçam uma melhor experiência do seu cliente e adesão ao seu negócio é primordial para alavancar o seu negócio!

Investir em treinamentos

Com a solução pronta e bem documentada, a próxima etapa é investir em treinamentos para a equipe. A falha nessa etapa pode comprometer o uso adequado de todo o potencial que a automatização dos processos proporciona.

Para isso, é importante investir num treinamento completo do uso de todas as ferramentas, prezando muito pela comunicação nessa etapa. Uma comunicação ineficiente compromete o planejamento da solução.

Monitorar os resultados

É muito importante que tudo seja bem documentado para que possa avaliar a necessidade de mudanças no processo, o retorno sobre o investimento (ROI), ou seja, monitorar os resultados de forma efetiva de sua empresa.

Defina e acompanhe os parâmetros mais importante com relação às mudanças realizadas no processo para que proporcione os resultados desejados.

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Benefícios na automatização de processos

A automatização de processos tem papel muito importante para a obtenção de resultados cada vez melhores a curto e longo prazo de sua empresa. Além disso, ela proporciona uma adaptação às novas necessidades e possibilidades que a tecnologia oferece. Abaixo estão algumas vantagens obtidas pela automatização de processos.

Redução de custos

Uma automatização de processos eficaz proporciona a diminuição de custos com processos falhos. Com isso, diminui-se a perda de materiais, ociosidade dos funcionários e o remanejamento das equipes para áreas mais estratégicas.

Padronização de processos

A padronização dos processos de todo o funcionamento de uma empresa é muito eficaz para que todos os funcionários estejam cientes como funciona cada etapa e auxilia na orientação adequada aos mesmos.

Melhoria no atendimento ao cliente

Quando atendemos um cliente, é muito importante se preocupar com toda sua jornada dentro da empresa, principalmente empresas que vendem seu produto ao consumidor final (B2C).

Assim, com os processos de sua empresa automatizados, é possível fornecer dados mais seguros ao seu cliente e manter a transparência durante a jornada dele na empresa, visando suas necessidades para um atendimento mais adequado.

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Aumento da produtividade

Hoje em dia, os consumidores querem agilidade e rapidez na solução dos seus problemas. Logo, os processos de automação são muito importantes para que haja uma redução no tempo de execução de determinadas tarefas dentro da empresa e, com isso, a empresa consiga realizar um atendimento mais ágil, potencializando as vendas e gerando maior produtividade aos seus funcionários.

 Integração dos Setores

A integração dos setores, através do uso de softwares que possibilitem que as diversas áreas de uma empresa(RH,Jurídico,Vendas) possam se comunicar de forma mais efetiva, centralizando as informações e facilitando a conexão de dados relevantes entre as áreas.

Aumento da competitividade

Todos os fatores acima possibilitam que seu negócio se torne mais competitivo no mercado de trabalho. A otimização dos processos proporciona tomada de decisões mais assertivas que garantem a prospecção de oportunidades no momento certo.

Como conseguir uma boa automatização?

Se você ficou interessado, nós somos a solução. A EESC jr. conta com profissionais que entendem do assunto e podem lhe ajudar. Portanto, se você está precisando de uma automatização de processos feita rapidamente e com qualidade para seu negócio, basta nos contatar. Somos bons no que fazemos e fazemos porque gostamos.

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Texto escrito por Gabriel Fernandes, consultor do Núcleo de Tecnologia da EESC jr. – Empresa Júnior de Engenharia e Arquitetura da USP São Carlos.