No dia a dia de qualquer empresa há uma série de processos sendo realizados simultaneamente e a falta de padronização desses procedimentos pode acarretar em erros individuais e sistemáticos, o que aumenta o custo operacional do negócio. Nesse contexto, o mapeamento de processos é uma solução extremamente valiosa, visto que pode minimizar esse tipo de problema. Quer saber mais? 

O que é Mapeamento de Processos? 

O mapeamento de processos é uma técnica usada para apresentar de forma visual como recursos, pessoas e atividades se relacionam ao longo da operação, do início ao produto ou serviço final, através de fluxogramas. 

Com as atividades definidas, bem como suas entradas, saídas e responsáveis, é possível entender profundamente o fluxo de trabalho, o que é essencial para uma produção mais eficiente e rentável. 

Quais são os objetivos do mapeamento de processos? 

1. Identificar gargalos na operação

Primeiramente, ao destrinchar os processos realizados pela empresa, é possível identificar onde o fluxo da operação está sendo obstruído e o motivo, para a partir dessas informações, propor mudanças capazes de melhorar o processo. 

2. Mensurar a relevância e o desempenho do processo: 

O detalhamento de entradas e saídas de cada processo é muito importante para identificar se há etapas irrelevantes e que podem ser dispensadas, assim como entender quais etapas são mais relevantes e devem ser priorizadas. Além disso, o mapeamento permite mensurar o desempenho do processo como um todo. 

3. Documentação de processos 

Com processos bem definidos e delimitados através de um mapeamento, é possível padronizar o fluxo de trabalho, diminuindo os erros e aumentando a qualidade do serviço ou produto, já que os funcionários têm uma ordem de tarefas clara a seguir. Além disso, a documentação também é importante pois facilita a identificação de eventuais problemas e a passagem de conhecimento para novos colaboradores. 

Tipos de mapeamento

Mapeamento de Processo de Valor (Value Stream Mapping – VSM)

Esse método analisa como os produtos ou serviços são utilizados ao longo do fluxo de trabalho com foco nas atividades que agregam valor ao cliente. 

Mapeamento de Procedimentos (Process Flow Diagrams – PFD)

Nesse método, o foco são as etapas sequenciais do processo e a comunicação entre diferentes atividades e recursos. 

Mapeamento de Atividades (Activity Chain Network – ACN)

A ACN é usada para detalhar como as atividades se influenciam e se conectam e quais são as atividades essenciais. 

Mapeamento de Eventos Críticos (Critical Event Chains – CEC)

Esse método é utilizado para gerenciar eventos críticos, analisando as relações causais entre eventos e os potenciais riscos. 

Quais são os principais benefícios do mapeamento de processos?

Padronização da produção 

A padronização da produção permite estabelecer um fluxo contínuo e otimizado de trabalho, dessa forma, eliminando erros sistemáticos e possibilitando que a gestão possa se dedicar a procurar por melhorias contínuas e resolver os eventuais problemas que possam acontecer no dia a dia. 

Redução de custos 

Ao eliminar etapas irrelevantes e otimizar o uso de recursos humanos, financeiros e materiais, há uma redução do custo dos processos, o que torna a empresa mais eficiente e mais rentável. 

Aumento do controle 

Processos bem definidos e padronizados são mais fáceis de gerir, principalmente quando há imprevistos externos ou erros individuais. Ou seja, o gestor tem mais controle, já que o fluxo de trabalho está organizado. 

6 passos para mapear os processos da sua empresa 

1. Definir os processos que serão mapeados 

É necessário priorizar quais processos serão mapeados de acordo com a relevância e com o cenário atual da sua empresa para focar nas áreas que realmente são relevantes e precisam ser melhoradas.

2. Destrinchar os processos em etapas 

Mesmo as atividades mais simples e rotineiras envolvem vários procedimentos e para mapear um processo é necessário entender quais são essas etapas menores, como elas se relacionam, quais são os insumos necessários para que elas aconteçam, os seus resultados e as pessoas envolvidas. 

3. Coletar dados 

Para garantir que o mapeamento seja realista, é necessário coletar dados com todas as partes envolvidas. Assim, a multiplicidade de dados vai garantir identificar quais tarefas e funções não estão bem delimitadas. 

4. Criação de fluxogramas 

Os Fluxogramas são ferramentas visuais que nos permitem entender o fluxo de trabalho de forma simplificada, logo, são extremamente importantes para o mapeamento de processos. 

5. Validação 

Após a construção dos fluxogramas, é imprescindível garantir que o mapeamento é fidedigno e faz sentido para o dia a dia da empresa. A validação é o momento de receber feedbacks sobre o trabalho feito até então. 

6. Finalização 

A partir dos feedbacks recebidos durante a validação, é importante refazer os fluxogramas, adaptando o que for necessário antes de finalizar o mapeamento. 

Como saber se eu realmente preciso de um mapeamento de processos? 

Para saber se você realmente precisa de um mapeamento de processos, é preciso refletir sobre os tipos de problemas pelos quais a sua empresa passa no dia a dia: 

• O dia a dia na empresa é desorganizado? 
• Há perdas de recursos com frequência? 
• Os funcionários têm funções e atividades claras? 
• Os funcionários parecem sobrecarregados? 
• Você sente que perde oportunidades por falta de eficiência? 
• Você tem dificuldade de projetar os resultados da empresa? 

Caso você tenha respondido ‘sim’ para uma ou mais perguntas, você definitivamente seria beneficiado por um mapeamento de processos da sua empresa.

A EESC jr. pode te ajudar!