Presente no mercado desde 1988, possuindo mais de 3000 clientes atendidos e com escritórios em SP e RJ, a Fellipelli é a mais completa consultoria brasileira desenvolvimento humano. A empresa oferece qualificações nas áreas de autoconhecimento, formação de líderes de alta performance, recrutamento e seleção, solução de conflitos, desenvolvimento organizacional, entre outras.

A empresa entrou em contato com a EESC jr. a fim de mapear seus processos internos visando atingir um maior nível de padronização e agilidade nas suas operações. Uma vez que as organizações que possuem seus processos mapeados e monitoram regularmente seus indicadores de performance possuem um desempenho superior às concorrentes. A Fellipelli optou por procurar uma Empresa Júnior devido a indicações de funcionários que já haviam tido uma boa experiência com o MEJ (Movimento Empresa Júnior).

Após uma conversa de diagnóstico mais aprofundada entre nossos consultores e as sócias executivas, foram expostas as principais queixas dos gestores e funcionários. Chegou-se à conclusão de que, para se obter um maior entendimento das áreas da empresa e, consequentemente, aumentar a qualidade e eficiência da coleta de dados e informações sobre a Fellipelli, o mapeamento de processos seria dividido em dois projetos distintos, porém complementares: um de macromapeamento e outro de micromapeamento.

O primeiro projeto, batizado de “Fellipelli 1.0”, visou entender como e em que nível as diferentes áreas da empresa estavam relacionadas e quais eram seus macroprocessos. Portanto foram analisadas as sequências de processos da empresa que, em conjunto, suprem suas principais necessidades. Alguns exemplos dos macroprocessos identificados foram: desenvolvimento de novos produtos, comunicação com o mercado e venda de produtos.

Para iniciar a coleta de informações acerca das atividades internas da empresa, nossos consultores realizaram inúmeras reuniões com os líderes da Fellipelli. Foram totalizadas cerca de 35 horas de conversa. Nesse primeiro momento foram evidenciados vários problemas de cada uma das áreas da empresa, como por exemplo as dificuldades na comunicação entre áreas, os processos que precisavam de otimizações, alguns conflitos de escopo, entre outros. Por outro lado, também foram identificados os macroprocessos mais eficientes e padronizados, que revelavam maior maturidade da área.

Após esse levantamento inicial, e utilizando uma metodologia adequada, os dados puderam ser sintetizados e analisados de maneira cuidadosa e estratégica. Uma das ferramentas utilizadas nessa etapa do projeto foi o SIPOC. Esse termo corresponde às iniciais, em inglês, dos aspectos de cada uma das atividades dos macroprocessos analisados que são explicitados em uma tabela: Supplier, quem realiza a ação;  Inputs, as entradas do processo; Process, a ação propriamente dita;  Outputs, as saídas da ação e Customer, a quem se destina essas saídas.

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Com base na análise particular de cada um dos macroprocessos, foi elaborado um Quadro de Relações. O principal objetivo dessa ação é explicitar a participação das áreas nos diferentes macroprocessos. Além disso, levando em consideração todas as entrevistas e SIPOCs, também foi construído um Diagrama de Inter-relações Preferenciais, no qual a espessura da linha de conexão representa o nível de interação. Essa ferramenta teve como objetivo mostrar, de maneira mais visual, como cada uma das área da Fellipelli se relacionava com as demais.

Essa primeira etapa de macromapeamento teve como principal ganho para a Fellipelli o desenvolvimento de uma visão mais sistêmica e estratégica da empresa. Isso impactou diretamente seus funcionários, possibilitando assim um maior entendimento sobre o escopo de cada área, o que também instigou uma melhora no diálogo e na cooperação durante a execução das atividades. Além disso, com os macroprocessos desenhados, pudemos corrigir e prevenir algumas falhas na rotina e no escopo da empresa. Para isso nossos consultores também atuaram, durante certo período, como OKR Masters da empresa (garantindo a implementação da metodologia  “Objectives and Key Results” de gerenciamento de metas).

O Fellipelli 1.0 encerrou-se com uma reunião de apresentação dos resultados para os líderes das áreas e para as sócias executivas. Nela foram exibidas e explicadas as SIPOCs dos 8 principais macroprocessos identificados ao longo da execução do projeto. Nesse momento os líderes puderam discutir sobre os macroprocessos nos quais estavam envolvidos direta ou indiretamente, realizando os últimos ajustes. Ao final da reunião, cada um se comprometeu em garantir a boa execução das atividades mapeadas e padronizadas relacionadas à sua área.

O próximo passo será a realização do projeto de micromapeamento batizado de “Fellipelli 2.0”. Sua finalidade será coletar informações mais detalhadas a respeito das atividades de cada cargo destrinchando cada um dos macroprocessos de forma ainda mais específica. Além disso, outro ponto que será abordado no próximo projeto será a formulação de indicadores de desempenho. Com eles será possível garantir uma estrutura organizacional que favorece alta performance e busca melhores resultados, aumentando ainda mais a excelência dos serviços da Fellipelli.

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Texto escrito por Amanda Bolsoni, Consultora do Núcleo de Engenharia de Produção da EESC jr. – Empresa Júnor de Arquitetura e Engenharia da USP São Carlos